住友商事では、2005年からGigaCCの利用を開始しました。利用する部署は少しずつ増加しており、現状、約120の部署で利用できる環境となっています。

基本は総合モバイル事業部の話が中心になるかと思いますが、伝え聞いているほかの部署での利用状況なども踏まえて話をさせていただくと、次のようなものがあります。 出向者や海外駐在員と本社事業部とのファイル共有、一斉配信コミュニケーションツール（社内SNS)とバーチャルデータルームとしての活用
国内外の取引先との大容量・大量データの安全なやり取り

具体的な利用例は次の通りです。

【ケース1】大容量データの送信

住友商事株式会社 総合モバイル事業部 中尾氏事業部によっては、数十人規模で出向者や駐在者がおります。
メールを使って情報（ファイル）を配信するケースはもちろんありますが、メールの場合は、動画を含む数百MBのファイルなどは送れませんでした。また、多数宛先に同報送信するとファイルの保存場所が拡散してしまい、セキュリティ上の問題もありました。

写真・動画が含まれているようなファイルだけでなく、財務資料や経営会議資料、各種コンサルレポートといった秘匿性の高いファイルでも、近年は容量が数十MB～数百MBになるケースが増えてきているので、GigaCCのように容量を気にすることなくファイルを送信できる仕組みは必須となっています。かつ、GigaCCによるファイル送信の場合はファイルの保管場所が高度のセキュリティが確保された一か所のみですのでこの面からも安心です。

また、出向先や駐在先の国や地域もバラバラです。そのため、駐在地にきちんとしたオフィス環境や安定的なネットワーク環境がないケースもあります。そのため、大容量データを大量にメール受信するのが難しい、もしくは必要なメールにアクセスする妨げとなるケースも少なくありません。GigaCCであればオフィスやホテルに戻ってから、必要に応じて安全にファイルを確認できます。

【ケース2】情報の一斉配信
定期的に発行される情報（ファイル）を社内外の関係者に一斉配信する際も、GigaCCを利用すれば、最新情報を多数送付先にURL通知メールを送信するのみです。

加えて、ファイル自体が配信されずに1か所に保管されているので、情報漏えいなどのリスクも低くなるというメリットもあります。

【ケース3】共有ノートによるコミュニケーションツール（社内SNS)

住友商事株式会社 総合モバイル事業部 鈴木氏報告書などをGigaCC共有ノートで共有して、その報告書を見たメンバーがコメントを付けることで、意見交換をしたり、次のアクションを合意・決定したりといった使い方もしています。

このようなやり取りをメールで行うと面倒ですし、過去の履歴などもわかりにくいのですが、GigaCCの場合は、離れた場所、時差のある地域にいるメンバーが、直接、顔を突き合わせなくても議論ができますし、プロジェクトに途中から参加したメンバーでも過去のやり取りを容易に確認できるので便利です。

また、実際の会議を開催する前に、事前にGigaCC上でやり取りをしておくことで、リアルな会議の時間を短縮できます。

【ケース4】バーチャルデータルーム
M&Aにおける被買収会社諸資料のすべてをGigaCCに保管。アクセス制限/ファイル操作権限を設け、関係複数会社間で共有するといった使い方をしようとしている部署もあります。

【ケース5】大容量データのやり取り

提案書や資料といったドキュメントをはじめ、カタログやポスターなどの写真やデータ、動画やe-learningの動画コンテンツ、eコマース用の素材データなど、国内に限らず海外と外部の取引先との大容量データのやり取りをしたり、納品したりするケースも少なくありません。

従来は、テープやディスクを使ってやり取りするケースが多かったのですが、国際便やバイク便といった輸送コストが不要となり、地域や国に関係なくリアルタイムで大容量データを送受信できるようになり、納期の短縮にもつながっています。

【ケース6】大量データのやり取り
月に数百枚におよぶ貿易取引で発生する船積書類を以前は紙で郵送していましたが、GigaCCによる送信に切り替えたケースもあります。また、製品によっては大量に発生する検査票や船積明細表といったドキュメントをGigaCC上でやり取りするケースも増えています。

ペーパーレス化を図り、郵送費を削減するとともに、紛失のリスクや保管・管理などにかかる手間なども大幅に軽減されています。

普段、PCでファイルを保管したり、分類したりするのと同じ感覚で、ファイルを共有できます。そのため、メールにファイルを添付するような手間やストレスもかからず、ごく自然に作業できる点がメリットだと思います。GigaCCのログ機能により、ファイルのアクセス数やダウンロード数、アクセス者などを容易に把握できるのは、メールや単純なファイルサーバでは実現できない便利なところです。また、国内外に出張する際、ファイルを持ちださなくてもファイルにアクセスできることも便利かつ安全です。

運用面では、システムの構築などをしなくてもすぐに使い始めることができて、メンテナンスや運用に専門的な知識や経験も不要で、専任の担当者を設ける必要がないこと。さらには、必要なディスク容量にかかる使用費用を負担すればいいので、それぞれの部署が自分たちの用途や利用体制に合わせて、独立して導入・管理できることなどもGigaCCのメリットだと思います。

正直なところ、手間がかからないのでサポートデスクなどを利用する機会は少ないのですが、わからないことがあって連絡をする際も、とても丁寧に対応してもらえるので好感を持っています。

私たちのように、場所や時間にとらわれず仕事をする企業にとっては欠かせないツールですので、これまでと同様、安定的で信頼性の高いサービスの提供に期待しています。