長年にわたり、日本のビジネスシーンでは、メールでファイルを送信する際にパスワードをかけることが一種のマナーや標準的なセキュリティ対策として定着してきました。この慣習が根付いた背景には、情報漏えいに対する企業の意識の高まりと、それに応えようとする現場の工夫がありました。ただし、こうした慣習化した安心感は、実は根拠の薄いものであり、現代のセキュリティ脅威に対しては有効ではないということが、今明らかになっています。

第三者への情報漏えい対策
添付ファイルにパスワードをかける最大の目的は、万が一メールが第三者の手に渡ったとしても、ファイルの中身を簡単に見られないようにすることです。特に、見積書、契約書、顧客リストといった機密情報を含むファイルを送信する際、パスワードによる保護は最低限の防衛策として機能すると考えられてきました。通信経路上での盗聴や、意図しない第三者へのメール転送といったリスクを想定し、ファイル自体に鍵をかけることで、情報資産を守ろうという意図がありました。

誤送信時の被害を抑える
メールの宛先を間違えるといったヒューマンエラーは、どれだけ注意していても完全にはなくなりません。もしパスワードのかかっていないファイルを誤送信してしまえば、その瞬間に情報漏えいが確定してしまいます。しかし、ファイルにパスワードが設定されていれば、たとえ誤った相手にメールが届いたとしても、ファイルを開かれる可能性を低減できます。この「ワンクッション」が、被害を最小限に食い止めるための時間的猶予を生むと考えられていました。

データ送付の企業間で安心感、慣習化
「パスワードをかける」という行為は、送信側が「セキュリティに配慮している」という姿勢を示すための手段としても機能していました。受信側も、パスワードが設定されていることで、「この送信者は情報管理意識が高い」という安心感を得ることができます。こうした相互の信頼関係のもと、いつしかパスワード付きファイルの送受信は企業間取引における「当たり前の作法」として慣習化していったのです。特に、プライバシーマークやISMS認証の取得が広がる中で、具体的な対策の一つとして手軽に実施できるパスワード設定が、多くの企業で採用されるようになりました。

パスワード付き添付ファイルには多くの問題点がありますが、代替手段がない状況で、やむを得ずパスワードを設定する必要がある場合も考えられます。ここでは、一般的なパスワード設定方法をいくつか紹介します。ただし、これらの方法を採用する場合でも、根本的なセキュリティ対策としては不十分であり、より優れた代替手段を検討することを強く推奨します。

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有料ソフトを使ったパスワード設定
多くのファイル圧縮・解凍ソフトには、パスワード設定機能が搭載されています。特に、有料のソフトウェアでは、より強固な暗号化方式であるAES-256を選択できる場合があります。AES-256は、伝統的なZipCryptoに比べて格段に解読が困難であり、セキュリティレベルを高めることができます。ただし、受信側もAES-256に対応した解凍ソフトを持っている必要がある点には注意が必要です。

しかし、この方法でも、暗号化されたファイルをメールに添付し、パスワードを別送するという基本的な問題を解決できません。つまり、パスワード付き圧縮を使用しても、結局はPPAPを実施していることに変わりないのです。

ワードやエクセルファイルにパスワードを設定
Microsoft WordやExcelといったOfficeアプリケーションには、ファイル自体にパスワードを設定する機能が備わっています。ファイルを開くための「読み取りパスワード」と、編集を制限するための「書き込みパスワード」の2種類を設定できます。この方法であれば、ファイルをZIP形式で圧縮する必要がなく、受信者も特別なソフトなしでファイルを開くことができます。ただし、この方法もパスワードをどのように相手に伝えるかという課題は残ります。

これまで見てきたように、パスワード付き添付ファイルは、一定の安心感をもたらす一方で、その効果は限定的であり、むしろ深刻な危険性を内包しています。なぜ「危険」とまで言われるのか、その理由を改めて整理します。

セキュリティの専門家からは、PPAPを含むパスワード付き添付ファイルの運用は、「セキュリティ対策として無意味どころか、むしろリスクを増大させる」と厳しく指摘されています。これは、単なる技術的な問題ではなく、運用の仕組み自体に根本的な欠陥があるからです。

同じメール経路で送ることの問題点
パスワード付きZIPファイルと、そのパスワードを記載したメールを、同じ経路（メール）で送信する運用（PPAP）は、セキュリティ対策として根本的な欠陥を抱えています。攻撃者がメールの通信経路を盗聴できれば、ファイルとパスワードの両方が同時に手に入ってしまうため、暗号化の意味が全くありません。

これは、金庫と鍵を同じ場所に置くようなものであり、極めて無防備な状況と言えます。実際、セキュリティ専門家たちは、PPAPを用いることで、逆にセキュリティリスクが高まると指摘しています。

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ウイルスチェックやセキュリティ対策をすり抜けるリスク
企業が導入しているセキュリティシステム（アンチウイルスソフトやサンドボックス）は、受信したメールの添付ファイルをスキャンし、マルウェアが含まれていないかを検査します。しかし、ファイルがパスワードで暗号化されていると、システムはファイルの中身を検査できず、ウイルスチェックを素通りしてしまいます。攻撃者はこの仕組みを悪用し、パスワード付きZIPファイルにマルウェアを仕込んで送りつけることで、企業のセキュリティ網をいとも簡単に突破してしまうわけです。

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人的ミスを防げない構造的な弱点
PPAPは、誤送信対策としても有効ではありません。もし宛先を間違えてパスワード付きZIPファイルを送ってしまった場合、その後に送るパスワードのメールも同じ宛先に送ってしまう可能性が高いでしょう。人間は間違いを犯す生き物であり、このような運用に依存している限り、人的ミスによる情報漏えいのリスクを本質的に排除することはできません。

PPAPからの脱却は、もはや避けられない時代の流れとなっています。政府機関の率先した動きが、民間企業の変化を後押ししています。

官公庁や大企業で進むPPAP廃止の流れ
2020年11月、日本政府が中央省庁でのPPAP運用を廃止する方針を発表したことは、社会に大きな影響を与えました。政府を皮切りとして、日立製作所、ソフトバンク、楽天、NTTドコモ、パナソニック、富士通、トヨタ自動車、三菱化学といった日本を代表する大企業が次々とPPAPの廃止を宣言し、代替策としてクラウドストレージやセキュアファイル転送サービスなどの利用に切り替えています。

この動きは、サプライチェーン全体に波及し、取引先にも脱PPAPを求める企業が増えています。これは、ビジネス上の必須条件となりつつあり、対応できない企業を取引先から除外してしまう可能性も出てきています。

セキュリティポリシーやガイドラインの変化
情報処理推進機構（IPA）やJPCERT/CCといった公的機関は、PPAPの危険性について繰り返し注意喚起を行っています。また、企業のセキュリティ認証制度であるプライバシーマークやISMSにおいても、PPAPは推奨される対策とは見なされておらず、むしろリスク要因として指摘されるケースが増えています。こうした動向を受け、多くの企業が自社のセキュリティポリシーを見直し、PPAPを禁止する規定を盛り込むようになっています。

法人に求められる情報管理レベルの引き上げ
DXの推進やリモートワークの普及により、企業が取り扱うデータの量は増大し、その管理はますます複雑になっています。改正個人情報保護法など、情報管理に関する法規制も年々強化されており、企業にはより高度なレベルでの安全管理措置が求められています。このような状況において、形骸化したセキュリティ対策であるPPAPを使い続けることは、企業の社会的責任やコンプライアンス遵守の観点からも、もはや許容されなくなってきています。

こうした背景から、脱PPAPは単なるセキュリティ強化ではなく、企業のガバナンス体制を整備し、社会的信用を維持するための必須条件となっているわけです。

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PPAPに代わる、より安全で効率的なファイル共有の方法として、様々なサービスやソリューションが登場しています。

法人向けファイル共有、ファイル転送サービスを利用する
PPAPの代替策として最も有力なのが、法人向けに設計されたファイル共有・転送サービスです。ファイルをサービス事業者の安全なサーバにアップロードし、受信者は発行されたURLからファイルをダウンロードする仕組みです。これにより、ファイルと認証情報の経路が分離され、盗聴のリスクを根本的に解決します。

また、アクセスログの管理、上長承認、ウイルスチェックなど、企業のガバナンス強化に資する機能が豊富に搭載されています。こうしたサービスは、企業が採用することで、情報漏えいのリスクを根本的に低減させ、セキュリティコンプライアンスを実現できます。

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オンラインストレージを活用
Google DriveやOneDrive、Dropboxといったオンラインストレージサービスも、有効な代替策の一つです。ファイルをアップロードし、生成された共有リンクを相手に通知することで、安全にファイルを共有できます。法人向けのビジネスプランでは、IPアドレス制限や詳細なアクセス権限設定など、高度なセキュリティ管理が可能です。多くの従業員がすでに使い慣れているサービスであれば、スムーズに移行できるというメリットもあります。

ただし、クラウドストレージを法人向けに導入する際には、上長承認ワークフローや詳細ログ管理、細かい権限管理といった法人向けの機能が十分であるか確認し、会社のセキュリティ要件に適合しているかを検討することが重要です。

セキュリティ対策ソリューションを導入する
既存のメール環境を大きく変えることなく脱PPAPを実現する方法として、メールゲートウェイ型のソリューションもあります。これは、送信メールに添付されたファイルを自動的にクラウドストレージにアップロードし、ダウンロードURLに置き換える仕組みです。

従業員は従来通りの操作でメールを送信するだけで、システムが自動的に安全なファイル共有を実現してくれます。利用者への負担が少ないため、大規模な組織でも導入しやすいのが特徴です。

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数ある代替策の中でも、日本ワムネットが提供する「GigaCC」は、多くの日本企業が抱える課題を解決するために設計された、純国産のファイル共有・転送サービスです。

パスワード付き添付やPPAPを使わずに済む仕組み
GigaCCは、メールにファイルを添付する感覚で、安全なファイル送信を実現します。送信者はファイルをGigaCCにアップロードし、宛先となるメールアドレスを指定するだけ。受信者にはダウンロードURLが記載されたメールが届き、ファイルと認証情報の経路が完全に分離されます。

パスワードの運用方法は、自動生成・手動設定のいずれも選択可能で、通知方法も2つから選べます。GigaCCから受信者に直接パスワードを自動送信する方法なら手間がかからず、送信者自身にパスワードを送信して別経路で連携する方法なら、PPAPの根本的な問題である経路の同一性を完全に解消できます。企業のセキュリティポリシーや業務フローに応じて、最適な運用を選択できる柔軟性が、GigaCCの大きな特長です。

法人向けに設計されたセキュリティと管理機能
GigaCCは、日本企業の厳格なセキュリティ要件に応えるため、多彩な管理機能を標準装備しています。以下の機能により、企業のガバナンスを強力にサポートします。

・IPアドレス制限 – 設定したIPアドレスからのみログインを許可
・上長承認ワークフロー – 重要なファイル送信に対する事前承認プロセス
・詳細な操作ログ（監査ログ） – 誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたかを克明に記録
・ウイルスチェック – 受信したファイルの自動スキャン
・管理権限とディレクトリ権限による多段階の権限管理 – きめ細かなアクセス権限の設定が可能

特に、誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたかを克明に記録する監査ログ機能と、それを長期保管・検索可能にする証跡管理機能は、内部不正の抑止や、万が一のインシデント発生時の迅速な原因究明に絶大な効果を発揮します。これにより、企業のコンプライアンス体制を強化し、監査対応もスムーズに行えます。

社内外で安全にファイルをやり取りできるメリット
GigaCCは、社内だけでなく、社外の取引先との安全なファイル交換プラットフォームとしても最適です。プロジェクト単位で社外メンバーを招待し、ファイルやフォルダごとに多段階のきめ細かなアクセス権限を設定できます。

「A社には閲覧のみ、B社には編集も許可」といった柔軟な権限管理により、セキュリティを確保しつつ、円滑なコラボレーションを実現します。純国産サービスならではの、日本のビジネス慣習に即した使いやすさと、手厚いサポート体制も大きな魅力です。