SHARERNの利用開始は2025年11月1日。
契約主体はJPACで、現在は外部共有を含むデータ共有基盤として利用しています。

なかでも代表的なのは、会計関連データの共有です。決算期に向けて必要なデータを、関係者間で安全にやり取りできるよう運用を整えています。

外部との共有は、用途を明確に分けて運用しています。主な共有先は以下の3つです。

• 外部協力企業への共有
• 監査法人・税理士法人との会計データ共有
• グループ会社への共有

ポイントは「誰と何を共有するか」を曖昧にせず、外部共有のルールをそろえることです。それが、後述の運用の複雑化を防ぐことにつながっています。

利用頻度としては体感でほぼ毎日。さまざまな場面でSHARERNが活用されています。

当社では会社設立以降、情報共有はメールやチャットが中心でした。

外部共有が必要な場面が増える一方、共有方法が統一されていないと、運用が複雑化して設定ミスや属人化を招き、結果として共有のたびにリスクが発生しやすくなります。

特に、外部へ公開する設定が必要になるケースでは、設定ミスへの懸念が強くなります。
実際に、導入前は汎用的なクラウドストレージでの外部共有が行われていましたが、外部共有における統制とセキュリティの確保という観点では不安が残っていました。

利用者に判断を委ねない運用へ。
特に重視したのは、利用者に迷わせない運用を作ることでした。
現場のITリテラシーに差がある環境では、共有のたびに判断が必要な運用だと、例外が増えやすく、事故の芽が生まれやすくなります。

だからこそ、外部と内部をしっかり分け、手順とルールを揃えた運用を前提に、外部共有の仕組みを整える必要がありました。

SHARERN選定のポイントは、外部と内部を分けた運用を「思想」ではなく「仕組み」として実現できることでした。
外部共有の統制を強めたい一方、運用が複雑になりすぎると、一人情シス・少人数体制では回りません。

SHARERNは、外部共有を前提にした運用設計がしやすく、結果として次のような点につながると感じました。

• 運用が複雑になりにくい
• 統制を効かせやすい
• 管理負担が増えすぎない

といった点で、少人数体制でも無理なく運用できるイメージを持てたことが決め手になりました。

導入にあたっては複数サービスを比較検討しました。
そのなかで最終的に重視したのは「機能の多さ」ではなく、外部共有の統制を継続運用できる形にできるかという点です。

選定時に重視したポイントは、大きく3つです。

• スモールスタートできること（必要十分であること）
• 少人数体制でも運用が破綻しにくいこと
• 外部共有の統制を、無理なく継続できること

運用負荷と費用のバランスを保ちながら、外部共有の統制を現実的に運用できる形で整えられる点を重視した結果、SHARERNが最適だと判断しました。

検討・比較は私が中心となって進めました。

会社設立後しばらくは情報システム部門が不在だったこともあり、まずファイル共有におけるセキュリティを意識してもらうことから始めました。

「外部共有の統制が必要」という課題は経営層にも理解してもらいやすく、導入の意思決定は比較的スムーズに進んだと感じています。

共有開始〜更新〜確認までの実際の運用はシンプルです。

• 現場から「共有が必要」と相談が来る
• 情報システム部門側で共有設定を整え、共有を開始する
• 更新や確認も、決めたルールに沿って進める

利用者の判断が必要なポイントを極力減らし、設定ミスのリスクを抑えています。

また、権限は「必要な人に必要な範囲で」を基本に、役割に応じて設計しています。
たとえば会計データを扱う部門には編集権限を付与するなど、業務上必要な更新ができるようにしつつ、無制限に広げない形を意識しています。

また、社内向けに個人フォルダを用意するなど、業務の実態に合わせた区分けも行っています。

運用設計の核は次の通りです。

• 外部への共有は必ずSHARERNを使う
• OneDriveやSharePointでは外部共有を行わない
• 利用者の判断を極力減らし、ルールと手順を揃える
• 例外を増やさない（運用のパターンを増やさない）

多少手間がかかっても、しっかり分けることが、長期的には事故防止と運用負荷の抑制につながると考えています。

導入後、最も大きかったのは社内の意識変化です。

以前は「汎用ストレージで共有できて当たり前」という感覚がありましたが、現在は「外部共有はSHARERNを使う」という共通理解が根付きました。

また、外部とのデータ共有が必要なときは情報システム部門に連絡が来るようになり、統制が効く状態を作れるようになったことで、一般社員のセキュリティ意識の向上にもつながっていると感じています。

取引先から「使いづらい」といった大きなネガティブな声は特にありません。
外部共有のやり取りが滞らず、安定して運用できている点は、継続運用の安心材料になっています。

ITリテラシーに差がある環境では、利用者の判断が残るほど運用方法にばらつきが生じ、設定ミスや属人化が起こりやすくなります。
だからこそ、判断を委ねない運用を、仕組みで作りたい企業に向いています。

また、運用は導入した瞬間よりも、むしろ「継続できるかどうか」で価値が決まります。
例外が増え、運用が複雑化した瞬間に情報システム部の負荷は跳ね上がります。

SHARERNは、必要十分な範囲で運用を組み立てられるため、無理なく回しながら、費用対効果の納得感も得やすい点が特長です。

また、外部共有と内部共有をしっかり分けて安全に運用したい企業にも良いと思いますね。

外部と内部を分けることは、時に少し手間が増える選択にも見えます。
しかし、手間をかけるべきなのは「共有のたびに発生する判断」ではなく、「最初の運用設計」です。

「運用が複雑にならないように、しっかり分ける」
この考え方を重視する企業にとって、SHARERNは有効な選択肢になります。

SHARERNは外部共有を安全に行うための現実的な選択肢

SHARERNを一言で表すと、外部共有を安心して運用できるサービスです。外部と内部を分けた運用を、少人数でも無理なく続けられる点に価値を感じています。

外部共有の事故は、個人の注意だけでは防ぎきれません。
非IT企業でも、一人情シスでも、無理なく回るファイル共有基盤を整備したい企業にとって、SHARERNは現実的な選択肢になるはずです。