取引先様との機密文書の共有及びその管理を行うためにGigaCCを利用しています。

1年ほど前から導入検討を開始し、試用期間を経て2025年8月より本格的利用を開始しました。

調達担当の数名が利用しています。対象となる取引先様は現状40社ほどです。

内容に関して詳しくは言えませんが、車両の開発に必要な設計図や部品製造関連の情報となります。

なお、内容により長期間にわたりGigaCC内に保管するファイルと、一定期間保存したあとGigaCCから削除するファイルがあります。

本格的に利用開始したばかりなので反応はまだありませんが、取引先様が操作などに迷わないよう、利用マニュアルは弊社で用意しています。

文書の原本はデータで保管・管理しているので、該当するデータを紙に印刷・封入し、機密文書として送付していました。

クラウド経由でセキュリティを担保して安全・簡単に、そして適正なコストで機密文書をやり取りする仕組みを実際に導入・運用することはハードルが高いと考えていたこと、また現実的に日々の業務に追われ、手が回らなかったのが正直なところです。

しかし、数年前にダイハツグループの監査を受けた際、紙を使った機密文書の共有管理にいくつか課題があることを指摘されました。
そのような課題をクリアするため、機密文書のやり取りをデジタル化し、クラウド経由とすることを正式に検討することになりました。

基本、私たち調達部内で検討しました。

複数のクラウドストレージサービスを検討しました。

ダイハツグループの企業で10年来使用されている、GigaCCのファイル共有機能やセキュリティ機能を参考にしました。

具体的には、利用コストはもちろん、使いやすさや利用画面の見やすさ、管理のしやすさ、そしてセキュリティが重要なポイントでした。

GigaCCは他のグループ企業で10年来稼動しているという実績に加え、機能面でもアカウントごとにフォルダへのアクセス権を細かく設定できる点や、アカウントごとにアクセスログが確認できる点、プレビュー表示画面に利用ユーザ情報や日付などの電子透かしを表示し、情報漏えいを抑止するセキュリティ機能などを高く評価しました。

比較したサービスの中で、GigaCCほど機能が充実しているサービスはありませんでした。

本格的な活用はこれからなので、確定的な事項ではありませんが、文書を送る作業も受け取る作業も効率化され、届く時間自体もスピードアップすると考えます。
また、誤った文書の共有や宛先への共有の抑止にも役立つと考えています。

万が一、そのようなことが発生した場合でも、文書の共有を速やかに取り消すことができること、また誰が、どの宛先と、どのファイルを、いつ共有したのかログデータが残るので、状況を正確かつ迅速に確認し、柔軟な対応が可能になると期待しています。また、電子透かし機能に対しても情報漏えい抑止に繋がるものと期待しています。

具体的にはまだ決まっていませんが、保存する機密文書の数や種類、取引先様の数を増やしていく可能性はあります。

ITやクラウドサービスに詳しいスタッフばかりではなかったので、GigaCCの機能を理解しながら、私たちが実現したいこと、そして実現できることを考え、伝えることは大変でした。

しかし、日本ワムネットの献身的なサポートにより、検討作業も、導入作業もほぼ予定通りに進めることができました。

日本ワムネットは、常にタイムリーに対応してくれましたのでとても助かりました。

これから本格的な利用が始まりますので、これまでと変わらない丁寧で迅速なサポートをお願いいたします。また今後もいろいろと相談させていただければと思います。
よろしくお願いいたします。