現在、社内で送信される添付ファイルの約8割がOKURN経由です。
写真や映像など大容量データのやり取りが多い業務でも、OKURNでの送信が標準フローとして定着しています。

当社では、個人情報を含む重要なファイルをお客様や取引先と受渡しを行う場面が日常的に存在しています。
一方で、いわゆるPPAP運用に代表されるように、これまでの方法では、手間がかかるうえにセキュリティを十分に確保できず、情報漏えいのリスクを完全に防ぐことが難しいという課題を抱えていました。

そこで、「重要性の高い情報を安全かつ、現場でもストレスなく使える新しい仕組み」が必要だと感じ、ファイル送受信のセキュリティと利便性を両立できるツールを検討し始めました。

導入検討の際には、まず自社のセキュリティポリシーに沿って、「セキュリティ」「管理体制」「送信形式」などを項目化した要件定義書を作成しました。
複数のクラウド型ファイル転送サービスを比較し、最も自社の運用方針に合ったのがOKURNでした。

比較のポイントは、

• クラウドサービスであること
• URLの有効期限やダウンロード回数を制限できること
• パスワードのメールが別経路化できること
• 一回の送信で複数の宛先に送付できること
• 二要素認証やIPアドレス制限などでアクセス管理ができること
• 管理者がログ監視で送信状況を把握できること
• 管理者がアップロードファイルの内容を確認できること
• アップロードファイルは自動で削除されること

などです。

OKURNは必要なセキュリティ機能を備えながら、クラウドサービスとして導入しやすく、現場で自然に運用できそうだと思える設計でした。
価格面でも現実的な選択肢であり、総合的に見て最適なサービスだと感じました。

社員が業務の中でOKURNを自然に使えるよう情報システム課が中心となって丁寧にサポートを行いました。

まずは、社員が正しい手順で利用できるようマニュアルや注意喚起メールを送信。
同時に情報システム課が日々のメール送信を確認し、Outlookで添付ファイルを送信しているケースや、OKURNで大量の個人情報を送っているケースを見つけた場合には、担当役員を通じて正しい運用の周知を図るという方法を続けてきました。

こうした取り組みを粘り強く重ねた結果、社員の意識が自然と高まり、現在では全社の約8割がOKURNを利用しています。
システムに任せきりにせず、人の手による確認と声かけを続けたことが、社内定着の大きな要因になったと感じています。

導入前は「セキュリティ対策のためのツール」という認識が強く、情報保護を優先する以上、多少の業務効率の低下は仕方がないと考えていましたが、実際に運用を始めてみると、思いがけないメリットもありました。

その一つが、大容量ファイル送信の安定性です。

特に婚礼関連の業務では、前撮り写真や当日のスナップデータなど、サイズの大きい画像ファイルを取引先や関連施設とやり取りする機会が多くあります。
以前はメール添付では容量制限や送信エラーが発生し、再送の手間がつきものでしたが、OKURN導入後はそうしたトラブルがほとんどなくなりました。

導入の目的はあくまでセキュリティ対策でしたが、結果的に「業務効率の向上」という副次的な効果も得られています。

「セキュリティは守るための制限ではなく、安心して業務を行うための環境づくり」
OKURNの導入と啓蒙活動を通じて、その意識が社内に根づいてきたと感じています。

私自身、他社からファイルを受け取る際に、PPAPや無料の大容量ファイル送信サービスではなく、しっかりとしたシステムを使って送られてくると、「この会社はセキュリティ意識が高いな」と感じます。

平安閣でもOKURNを活用することで、お客様に対しても安心していただける体制を整えられたと感じています。

今後もOKURNを活用しながら、セキュリティ意識のさらなる定着と、より安心できる情報環境づくりを進めていきます。