自社のニーズに合ったサービスを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを確認する必要があります。

一度にアップロードできるファイルの容量を確認する
まず確認すべきは、一度に送受信できるファイルの容量です。サービスの最大容量だけを見るのではなく、「自社が日常的に扱うファイルの平均的なサイズはどれくらいか」「最大でどの程度のサイズのファイルを扱う可能性があるか」を具体的に把握することが重要です。

例えば、日常的には数MBの書類しか扱わなくても、月に一度、数GBの動画ファイルを扱う可能性があるなら、それに合わせたプランを選ぶ必要があります。将来的に扱うデータが大容量化することも見越して、少し余裕のあるサービスを選定することが賢明です。

企業に求められるセキュリティ対策の有無をチェックする
セキュリティ対策は、サービス選定において最も重要な要素の一つです。個人利用であっても「通信の暗号化（SSL/TLS）」と「パスワード設定」は最低限必須の機能です。法人利用の場合は、さらに踏み込んだチェックが必要です。

具体的には、「サーバー上でのファイル暗号化」「ウイルスチェック機能」「IPアドレスによるアクセス制限」「二要素認証」「監査ログ機能」などの有無を確認すべきです。これらの機能は、不正アクセスや内部不正による情報漏えいのリスクを低減し、企業のガバナンスを強化するために不可欠です。

スマホからの操作が簡単で分かりやすいか
業務の多様化に伴い、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからファイルを送受信する機会が増えています。そのため、利用するデバイスで快適に操作できるかは重要な選定ポイントです。

専用のスマートフォンアプリが提供されている場合、自社で利用するOS（iOS/Android）に対応しているかを確認しましょう。アプリが提供されていない場合でも、スマートフォンのブラウザでストレスなく操作できるかといった点を確認することが大切です。

また、従業員だけでなく、ファイルの受信側である取引先が直感的に使えるかどうかも重要です。可能であればトライアル期間などを利用し、実際の操作性を試してみることをお勧めします。

ファイルやアカウントの期間設定は柔軟か
ファイル送信サービスでは、アップロードされたファイルの保存期間を柔軟に設定できるかが重要です。無料サービスでは保存期間が短いことが多く、再送の手間が発生しがちですが、法人向けサービスでは「プロジェクト期間中は保存し、終了後はコンプライアンスポリシーに従って自動削除する」といった、業務フローに合わせた運用が可能です。

加えて、アカウント自体の利用期間を設定できるかも確認したいポイントです。例えば、「契約社員の在籍期間中のみアカウントを有効にする」「特定のプロジェクト期間中だけ、外部パートナーにアカウントを発行する」といった、より厳密で安全なユーザー管理が実現します。

自社のセキュリティポリシーや運用ルールに合わせて、ファイルとアカウント、両方の期間を柔軟に管理できるかを確認しましょう。