手軽さから無料のファイル送信サービスを利用するケースが見られますが、法人利用においてはセキュリティおよびコンプライアンスの観点から極めて高いリスクを伴います。ここでは、その具体的な理由を解説します。

【セキュリティ】情報漏洩・ウイルス感染のリスク
無料ファイル送信サービスの多くは、法人向け有料サービスと比較してセキュリティ対策が不十分な場合があります。例えば、通信がSSL/TLSで暗号化されていても、サーバー上で保管されるファイル自体の暗号化がなされていない、あるいは暗号化の強度が低いケースがあります。
また、サービス基盤の脆弱性管理が徹底されておらず、サイバー攻撃の標的となりやすい可能性も否定できません。アップロードされたファイルの保管期間や削除ポリシーが不明確であることも多く、意図せず機密情報がサーバーに残り続けるリスクも存在します。

【コンプライアンス】監査ログがなく説明責任を果たせない
法人利用で無料サービスが致命的となる最大の理由は、インシデント発生時に「いつ、誰が、誰に、どのファイル」を送受信したかを追跡するための監査ログ（操作証跡）機能が提供されない点にあります。これにより、企業に求められる説明責任を果たすことができず、社会的信用を大きく損なうリスクがあります。
多くの法人向けサービスでは、この監査ログ機能が標準搭載されています。しかし、有事の際に、より迅速かつ正確な対応を可能にするためには、ログ情報だけでは不十分なケースも少なくありません。
そこで注目されるのが、送信・共有されたファイルそのものを原本として保存する「全件バックアップ機能」のような、より高度な証跡管理機能です。これにより、ログ履歴だけでは確認できない「漏えいしたファイルの中身」までを正確に特定できます。万が一、悪意を持ってファイルが持ち出された場合でも、迅速に影響範囲を確定し、的確な対応をとることが可能になります。

大容量ファイル送信サービスでおすすめなのが「GigaCC ASP」
日本ワムネットが提供する純国産のファイル転送・共有サービスです。強みは、200項目を超える詳細な操作ログを取得できる監査機能や、企業のセキュリティポリシーに合わせた柔軟な設定が可能な点です。
IPアドレス制限や上長承認、ウイルスチェックなどの標準的な機能に加え、きめ細やかなアクセス制御が可能です。セキュリティとコンプライアンスを特に重視する、金融、製造、官公庁などの業種に適しています。

法人向けファイル便サービスを導入するだけでは、セキュリティは万全とは言えません。サービスが提供する機能を最大限に活用し、組織としてのルールを整備することが、真のセキュリティ対策につながります。

セキュリティ対策：ファイルのアップロード前にパスワードを設定
多くの法人向けサービスでは、ダウンロード用URLに加えて、ファイル自体を保護するためのパスワード設定が可能です。この機能を活用することは、誤送信対策の基本です。
さらに、法人向けサービスには、単なる手動のパスワード設定にとどまらない、高度な機能が備わっています。例えば、「パスワードの自動生成・強制機能」は、推測されやすい安易なパスワードの設定を防ぎます。「上長承認機能」は、送信前に第三者のチェックを必須とすることで、意図しない情報漏えいを未然に防ぎます。
また、「ダウンロード回数・期間の制限」や「IPアドレスによるアクセス制限」の設定、「受取用URLの無効化」により、万が一URLが漏えいした場合でも、不正なアクセスによる被害を最小限に抑えることができます。これらの技術的な対策を組み合わせ、ヒューマンエラーを組織的にカバーする仕組みを構築することが重要です。

許諾：ファイルを送信する前に双方で送信の許可を得ておく
技術的な対策と並行して、組織としての運用ルールを整備することも不可欠です。まず、社内において「どのような情報を、どのサービスを使って送受信して良いか」という情報資産の格付けと取り扱い規定を明確に定める必要があります。
特に、個人情報や取引先の機密情報を含むファイルを送信する際には、事前に相手方の許諾を得て、安全な送信方法について合意を形成しておくことが、トラブルを避ける上で重要です。これは、自社の内部統制を維持するだけでなく、取引先との契約遵守や、個人情報保護法などの法規制に対応する上でも必須のプロセスです。
業界によっては特定のガイドラインでデータの取り扱いが厳格に定められている場合もあり、自社の事業に関連する規制を遵守した運用フローを確立することが求められます。