テレワークを阻害する要因とは？ ～手軽にはじめる請求書発行業務のDX推進～

加速するハンコレスへの動き

東京など7都府県を対象とした緊急事態宣言が発出された直後の2020年4月9日、朝日新聞に『テレワークなのに...「命のリスク冒してハンコもらいに」』という辛らつなタイトルの記事が掲載されました。テレワークを強いられる環境下でも、社判などのハンコを社外に持ち出すわけにはいかず、社員が出社せざるを得ない実情をレポートした内容となっています。

この記事だけに限ったことではありませんが、新型ウイルス感染拡大にともなうテレワーク普及の壁となる要因として、ハンコ（押印）が社会的な課題として注目を集めるようになりました。

実際、内閣府のアンケート調査（『選択する未来2.0　中間報告』（https://www5.cao.go.jp/keizai2/keizai-syakai/future2/index.html）でも、「テレワーク導入に必要な課題」の1つに、「社内外の押印文化の見直し」という項目が挙げられています。

これまでもハンコは、行政やビジネスの効率化を阻む要因としてやり玉に挙げられることはありましたが、ハンコレス化に大きな進展は見られませんでした。ところが今回は、絵に描いた餅ではなく、政府や数多くの自治体、そして金融機関などをはじめとした企業において脱ハンコの方針が打ち出され、その動きが加速しています。

ハンコレスでリモートワークは普及するのか？

では、ハンコレスが進めば、リモートワークの普及は進むのでしょうか。ことはそう単純にはいかないかもしれません。請求書の発行業務を例として考えた場合、ハンコレスになったとしても、請求書の印刷、封入、郵送（発送）といった作業が従来の手作業のままであれば、出社を余儀なくされるでしょう。このようにハンコを無くすだけで問題は解決しない業務が多いのも実情であり、デジタル化による業務の見直しは欠かせません。

そもそも、請求書の押印に関して、一部、押印されていない請求書は受領しないという企業もあるようですが、あくまでもその企業の社内規定であり、法的に効力はありません。また、印形が印刷であっても請求書の法的な効力に違いはありません。

話を戻すと、たとえば、請求書のデータをメールに添付して送付するようにすれば、印刷、封入、郵送といった作業は不要となります。

しかし、メールによる請求書データの送付には大きなリスクがあります。それは誤送信の問題です。メールに誤ったファイルを添付してしまったり、誤った送信先に請求書データを送付してしまったりするリスクが想定されます。

誤送信を防ぐために、ダブルチェックを行ったり、上司が承認しないとメールが送信されないような仕組みを取り入れているケースも見られますが、作業者や承認者への作業負荷が高く、加えて、メールの不達問題（開封確認が困難）に対する不安などから、メールによる対応に踏み切れないケースが多いようです。

一方、請求書の発送業務をアウトソーシングするサービスも手軽に利用できるようになってきました。しかし、従量課金制で単価が高く、請求書の発送部数が多い場合は利用しにくいというケースもあるようです。

手軽に、低コストではじめる請求書発行業務のDX推進

日本ワムネットでは、企業間ファイル共有・転送サービス「GigaCC」を利用し、このような請求書の発行業務を効率化し、テレワークに最適な業務環境を実現するDXソリューションを提案しています。

GigaCCの異なる宛先ごとに内容の異なるファイルを送信する機能（一斉仕分け送信機能）を利用すれば、実際に送信するファイル（宛先ごとの請求書データ）、そして、ファイルの送信先メールアドレス（必要に応じて、送信先の社名や担当者名を記載することも可能）と送信ファイル名を記載したCSVデータだけで、簡単に宛先ごとに設定した請求書データを送信できます。

実際の作業は、Webブラウザ上で、請求書データと宛先ファイルをアップロードするだけです。指定の日時に請求書データをダウンロードするリンクが記載されたメールが、登録した宛先に一斉配信されます。

メールを受信した相手は、記載されたリンクをクリックするだけで、Webブラウザから請求書データをダウンロードすることができます。

一斉仕分け送信機能のメリットの1つとして、ファイルが相手に届いたかどうか確認できる点が挙げられます。ファイルがアクセスされていない場合は、メールや電話などで請求書データの確認を促すことができますので、請求書の不達によるトラブルや回収リスクを未然に防ぐことができます。

さらに、請求書データの作成から宛先データの作成、データの登録（アップロード）までをRPAによって自動化・効率化するソリューションも、日本ワムネットでは実現しています。

なおGigaCCでは、ホワイトリストによる宛先制限、ファイル送信時に上長の承認が必要なワークフロー機能、送信ファイルのパスワード必須化を実現する認証パスワード必須化やZIP強制暗号化によるセキュアなファイル送信をはじめ、アクセス権管理や大規模運用にも対応する権限移譲、端末制限など、テレワーク環境下でも安全にファイルのやりとりが可能な環境を実現しています。

GigaCCを利用すれば、新たにシステムを導入・開発したりすることなく、手間とコストを最小限に抑え、手軽に請求書発行業務を効率化することができます。実際に900社におよぶ代理店との請求書や販促ツールの受け渡しにかかっていた膨大な作業とコスト、リスクを軽減している事例も紹介していますので、ぜひご覧ください。