ファイル授受サービスは、社内と社外で使い分ければ上手くいく。

今求められる社外とのファイル共有環境とは

DXの推進をめざしデジタル化を加速させる企業。社外とのやり取りに関して、郵送による紙の利用を排除する動きが広がっています。

そのような背景も後押しとなり、取引先や協力会社など社外へファイルを送信するのには、メールが多用されています。しかし、「大容量のファイルを送ることができない」「添付ファイルを暗号化するのが面倒」「相手の受信状況がわからない」など、不便さを感じる場面も少なくありません。

そのため、大容量ファイルを送信するため、さらには情報漏えい対策や生産性向上を図る取り組みの一環として、オンラインストレージやファイル転送サービスを積極的に利用する企業が急増しています。

一方、クラウドサービスの普及を背景に、同サービスのファイル共有機能を利用して、社外へファイルを受け渡すというケースも少なからず見られるようになってきました。しかし、セキュリティやガバナンスの面から、クラウドストレージサービスは「社外とのファイル共有には向かない」という声も聞かれます。

そこで、今回は弊社の企業間ファイル転送・ファイル共有サービス「GigaCC ASP（以下、GigaCC）」を例に、一般的なクラウドストレージとの違いを比較するとともに、今求められる社外とのファイル共有環境について考察します。

たとえば情報漏えいが発生した際、その経緯や原因を正確かつ迅速に把握する必要がありますが、アーカイブを残しておかなければメールによる情報漏えいを把握するのは難しく、アーカイブの解析にもそれなりの手間と時間がかかります。

社内ファイル共有に便利なクラウドストレージ

一般的にクラウドストレージは、従来のファイルサーバやローカルディスクの機能がクラウドに置き換わったものと捉えることができます。そのため、個人や企業内でのファイル保管・管理・共有を前提に設計されているサービスが多く、社内にいても社外にいてもクラウドを意識することなく、ローカルドライブや共有フォルダの1つとして割り当てて使うことができ、とても便利です。

社外へのファイル送信には、ファイル・フォルダ単位での共有機能を使いますが、その運用は利用者に委ねられる部分が多く、誰でもアクセスできる状態になってしまったり、不要なファイルがいつまでも残ってしまったり、アクセスのログなどの管理ができないなどリスクも内在します。そのため、セキュリティポリシーやガバナンスの定めに従って、クラウドストレージの利用を社内に制限する企業も見られます。

利用状況の分析や情報漏えいの未然防止を前提とする「GigaCC」

一方、GigaCCはメール感覚でファイルを送信することが可能で、RPAと連携を図り請求書など大量の宛先に、大量の異なるファイルを自動で送信する仕組みを構築することも容易です。

具体的には次のように、利便性だけでなく運用管理やセキュリティなど管理者視点の機能を重視した設計となっています。

事例紹介：さまざまなビジネスシーンで利用可能な「GigaCC」

では、どのようにGigaCCが社外へのファイル送信に利用されているのか。導入事例を紹介しましょう。

株式会社ティーガイア様では、約900社におよぶ代理店との電子請求書のやり取りにGigaCCを利用しています。

また、社内での利用となりますが、社外で撮影した写真データをスムーズかつスピーディに共有する環境を整備した埼玉県庁様や、世界各地に展開する駐在者とリアルタイムにファイルを共有する環境を実現した株式会社みずほ銀行グローバルトレードファイナンス営業部様の事例は、社外とのやり取りにもそのまま応用できる事例となっています。

このようにGigaCCには、さまざまなビジネスシーンでの利用が可能で、シーン別の活用方法もご案内しています。

今回は、クラウドストレージと「GigaCC」を比較してみましたが、それぞれ一長一短で設計コンセプトや機能が異なるため、社内用には利便性の高いクラウドストレージを、社外用にはセキュリティや管理面での機能に優れた企業間ファイル転送・ファイル共有に特化したサービスを使い分けるのが、現時点でのベストな選択となるのではないでしょうか。

2つのサービスを併用するのは抵抗感もあるかもしれません。しかし、もし情報や機密の漏えいが発生すれば、企業が受けるダメージは計り知れません。そのため、社外へファイルを送信する際のセキュリティや取り扱いに対する意識付けや、情報漏えいなど不正行為の抑止効果も加味すれば、併用する価値は十分にあるでしょう。GigaCCにご興味を持ちの方は、弊社までお気軽にお問い合わせください。