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ファイル転送サービスを選ぶポイントは、料金プランにあり!

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~ランニングコストを抑え、息切れしない運用を実現~

メールでファイルをやり取りするときのデメリット

コミュニケーションツールとして、今やビジネスに欠かすことができない電子メール(以下、メール)。容量の大きなファイルをメールに添付して送受信する機会も増えてきましたが、一方、メールによるファイルの送受信にはデメリットもあり、トラブルを未然に防ぐためにも、ビジネスで利用する際は「操作が煩雑」であることと、「情報漏えいリスク」という点に関して理解しておく必要があります。

【デメリット1】ファイルを送る際の手間

メールにファイルを添付して送る操作は、一見、手間のかかるようには感じられないかもしれません。しかし、送信前には宛先や添付するファイルが間違っていないか、添付をし忘れていないかといった確認作業が必要となります。また、企業によってはファイルを暗号化したり、上長承認などを必要としたりする場合もあります。

そのように手間をかけて送信したファイルも、受け取り側(メールサーバ)の容量制限や暗号化されたファイルが原因で届かなかったりすることもあるので、結局、メールや電話で受信確認のやり取りが発生することもあります。

そのため、たとえば請求書や発注書など、大量の宛先にそれぞれ異なるファイルを送付するとなると、このような手間が積み重なり、業務のボトルネックとなるというデメリットがあります。

【デメリット2】情報漏えいリスクが高い

メールによる情報漏えいリスクとしては、異なる宛先への送信や異なるファイルを送付してしまうミスなどが挙げられます。このような情報漏えいリスクを防御する手立てを講じる必要があるのはもちろんですが、トラブルが発生した際の対応によって被害や損害を最小限に食い止める対策を取る必要もあります。

たとえば情報漏えいが発生した際、その経緯や原因を正確かつ迅速に把握する必要がありますが、アーカイブを残しておかなければメールによる情報漏えいを把握するのは難しく、アーカイブの解析にもそれなりの手間と時間がかかります

ファイル転送サービスを選ぶ際、判断が難しい利用プラン

このようなメールによるファイル送受信のデメリットを解消し、業務の効率化を進めると同時に、情報漏えいなどのリスクを最小化するために、ファイル転送サービスやクラウドストレージサービスを活用する企業も増えてきました。

これまでファイル転送サービスは、メールでは送付できない大容量のファイルをネット経由で送受信するものというイメージがあり、ビジネスユースにもかかわらず個人個人の判断で無料のサービスを利用するケースも少なくありませんでした。

しかし、正式に企業で利用するとなれば、情報漏えいなどのトラブルが発生した場合の責任の所在が不明確な無料サービスは、社内のセキュリティや個人情報の取扱規定などをクリアできません。また、通信の暗号化が不十分だったり、送受信のログが残らなかったり、登録ファイルの自動削除ができなかったりすることから、セキュリティや信頼性が担保された有料サービスの導入が注目されています。

一方、クラウドストレージでもファイル転送的な利用は可能ですが、基本的にはファイルサーバのように個人やグループでファイルを共有するためのものなので、多数の取引先などに請求書などを送付するのには向いていないことが多いようです。

採用するファイル転送サービスを選ぶ際、機能やセキュリティを比較検討するのは当然ですが、思いのほか判断が難しいのが利用料金です。基本的な利用料金が同じような場合でも、「ファイルを送信した回数」に応じて利用料金が発生する場合と、「送信したファイルの容量」に応じて利用料金が発生する場合があり、使い方によって費用が大きく変わってくるからです。

前者は、数多くのファイルをやり取りする場合、利用料金がかさむことがあります。しかし、画像や動画など容量の大きなファイルをやり取りする機会が多い場合には、コスト面で有利となることもあるでしょう。

一方、後者は比較的容量の小さいファイルを大量にやり取りする場合に有利だと言えます。たとえば、請求書や発注書などのいわゆるビジネス帳票のやり取りをする場合には、後者を選択したほうがよいでしょう。

ビジネスで使うからこそ、作業効率を犠牲にしない高度なセキュリティが必要

日本ワムネットでは、高セキュリティな企業間ファイル転送・共有サービス「GigaCC」を提供しています。

GigaCCは当初からビジネスユースを想定して開発されたファイル転送・共有サービスなので、履歴ログ管理や宛先制限(ホワイトリストやブラックリスト、ブラック除外リストなど)、間違ったファイルを送信・転送してしまった場合に即座に無効化する機能など、利用者の作業効率を落とすことなく、高度なセキュリティを担保する機能が充実しています。

また、ファイルの共有機能が充実しているのも他のサービスにはあまり見られない特徴となります。

本コラムではスペースの関係で割愛しましたが、GigaCCには他にも便利でセキュリティを担保する機能が搭載されています。

ご興味をお持ちの方は弊社までお気軽にお問い合わせください。

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