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クラウドサービスは「堅い」セキュリティと「柔軟」な運用構築が大事NEW
クラウドサービスは「堅い」セキュリティと「柔軟」な運用構築が大事


IT化や国際化が進む現代では、日本企業でも、海外のビジネススタイルや経営手法を取り入れる企業が増えています。ですが、日本企業と海外の企業では、組織編成や管理体制に依然として多くの違いがあります。既存のビジネススタイルをそのまま取り入れるのではなく、自社の文化や気風にマッチした柔軟な運用フローを構築することが大切です。

仕事の責任はどこにある?

海外や外資系企業では、ビジネスにおける責任やルールが明確に示されていることが多く、1人ひとりの社員に課せられる責任が大きくなる反面、ここぞというときには自分の意思や判断に従って迅速に行動できるのが、主なビジネススタイルの特徴です。

一方、日本企業では、何事にも上からの承認を必要とする傾向があります。複雑な申請と決裁の手続きを踏み、許可が下りるまでは行動できないのでフットワークが重くなりがちです。このような日本特有の管理体制の中、より円滑に業務を行うためには、企業のスタイルに合った業務システムを構築することが大切です。

具体的な方法としては、申請から承認までのフローをデジタル化することです。従来のように書類を作成して上司に提出し、判子をもらうというプロセスをデジタル化すれば、業務効率がアップします。そのために欠かせないのが、上長とファイルを共有するサービスの導入です。クラウドサービスを利用すれば、社員と上長の両者がオフィス内にいる・いないにかかわらず、申請から承認のフローをオンラインで行うことができます。

セキュリティレベルを上げるには

海外や外資系企業では、ビジネスにおけるセキュリティポリシーの考え方が浸透しています。会社規模での情報セキュリティ対策が進んでいるのはもちろん、社員1人ひとりがセキュリティポリシーを徹底し、自分の情報は自分で守るという意識を高く持っているのも特徴です。

一方で日本企業では、セキュリティポリシーに対する認知と理解は浸透しているとは必ずしもいえません。企業経営陣レベルでも従業員レベルでも、情報セキュリティに対する意識が低く、具体的な対策を取っていないケースも多いようです。

社内の情報セキュリティ対策を講じるに当たって、セキュリティポリシーを整備することや社員への教育を行うことは必須となります。より高い効果を得るためには、システムや設備面の改善も必要となります。たとえば、企業間ファイル受渡しの際にUSBの紛失によるデータ流出を防ぎたい場合、USBの使用を制限すれば業務効率が下がりますが、かといって持ち出し・返却を管理するのは非効率です。この点、ファイル転送・共有サービスを活用し、社外からでもオンラインでファイルにアクセスできるサービスの利用を導入すれば、USBを使用する必要はなくなります。セキュリティ機能が充実した法人向けサービスを選べば、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。

扱うファイルの質や量、求めるセキュリティの強さ、ユーザーの人数とその権限範囲などは企業によって異なり、1つの企業内でも部署単位やプロジェクト単位で違う場合もあります。そのため、柔軟に運用フローを構築できるサービスを導入することが重要です。

クラウドサービスにおける問題点

ファイル転送・共有サービスに代表されるクラウドサービスには、インターネット経由で情報の共有や処理、保存などが手軽に行えるといった利点の反面、問題視される側面も存在します。

本来、クラウドサービスはそのサービスの運営元によって安全に管理されています。しかし、ネット障害やサイバー攻撃といったトラブルにより、その安全性が損なわれる場合があります。実際にクラウドサービスを利用する中で、データの消失や情報漏洩、アカウントの乗っ取りといった事態が発生する可能性は0ではありません。

よって、クラウドサービスを利用する際にはその点を踏まえ、想定される問題に備えて対策をとる必要があります。

クラウドサービスを利用する際に注意したい点

クラウドサービスでデータ管理をしていると、何らかのトラブルでデータが消失した際に復旧が困難となる場合があります。よって、データ管理を行う際は外部のシステムにバックアップを取っておくことが重要です。

なお、預けていたデータが外部に漏洩する危険性についても考えることが重要です。クラウドサービスを利用する際は、そのサービスのセキュリティ対策や管理レベルなどをよく確認し、その内容に応じた利用をすると、セキュリティリスクを回避することができます。

また、クラウドサービスのIDやパスワードが第三者の手元に流出する可能性もあります。その際、流出したパスワードをほかのクラウドサービスやインターネットサービスで利用していれば、第三者による不正アクセスを防ぐことができません。IDやパスワードを定期的に変更する、IPアドレスでアクセスを制限するなど、自社に最適な運用が出来るかどうか、が重要なポイントです。

自社のルールやポリシーに合わせた「柔軟な」運用を構築できるサービスを

自社に最適な運用が出来るかどうか判断するためには、実際に試してみることが重要です。

例えば「承認機能があります」といっても、設定できる内容の「深さ」は、簡単な○×式の比較表からは見えてきません。

純国産のファイル転送・共有サービスGigaCCは、各種セキュリティ機能や管理者機能により、様々機能を企業毎のポリシーに合わせて管理・運用することができるため、安心して外部とのファイルの受渡し共有にご利用いただけます。

ぜひ実際に試してみてください。

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最後までお読み頂きありがとうございました。

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