バージョン管理機能でファイル共有時の課題を解決

複数の関係者・メンバー間でファイル共有を行う際に便利なオンラインストレージ。

クラウド環境を利用したファイル共有が一般的になることにより、データのやりとりのスピードは格段に上がりましたが、一方では様々な課題が浮き彫りになっています。

中でも多く耳にする課題が、「同時作業による変更履歴の管理」です。
今回は、弊社の企業間ファイル転送・共有サービスGigaCCを例に、その課題の解決方法について紹介いたします。

ファイル共有の課題

1つのファイルを複数の作業者がダウンロードして同時に編集を行う場合、編集後に同名ファイルをアップロードするため、最新のファイルの状態がわからなくなったり、上書きされることがあります。

バージョン管理とは

上記のようなファイル共有の課題（同時編集作業時の課題）を解決するために生まれたのが、バージョン管理機能です。

ファイル共有にバージョン管理が搭載されていることにより、過去のある時点にファイルを復元することができます。「いつ」「誰が」「どのように」ファイルを編集したのかを記録することで、以前の状態に簡単に戻すことができます。バージョン管理機能によって、最新のファイルがわからなくなっても、編集以前の状態に戻して確認することができるようになったのです。また、ファイルにバグが発生したときも、バグが発生したファイルと以前のファイルを比較して、原因の分析や修正がより素早く行えます。

このように、ファイル共有にバージョン管理機能があることによって、ファイル共有の課題を解決し、より効率的なファイル管理が可能となりました。

バージョン管理で業務効率化

企業間ファイル転送・共有サービスGigaCCのバージョン管理を活用することで、ファイルの管理・共同編集がよりスムーズに行えるようになります。共有領域に保存されているファイルのバージョンは、詳細情報からいつでも確認することが可能です。詳細情報から過去のバージョンをダウンロードしたり・最新バージョンとの比較・置き換えなどが自由に行えます。共有領域でバージョン管理を活用すれば、業務効率化をさらに進めることが可能です。

ファイル共有を便利にするさまざまな機能

GigaCCのファイル共有機能では、バージョン管理機能以外にも社内外におけるファイル共有に関わる業務の効率化を促進する機能が数多く実装されています。たとえば拠点単位、部署単位、プロジェクト単位などでディレクトリを作成し、適切なアクセス権を設定することで、共有領域のアクセスコントロールをすることができます。これにより、必要なフォルダやファイルだけを社外から閲覧・保存・編集させるなど、ファイルの管理・運用をスムーズに行うことが可能になります。

さらにチェックイン/チェックアウト機能によるファイル編集の排他制御や、アップロード/ダウンロード時の通知メール機能、コメント・メタ情報を登録することによって、必要なファイルやフォルダを素早く探し出すことも可能です。

また、アカウントを持たない相手に対してファイルやフォルダをダウンロードするためのアクセスURLを発行したり、外部からファイルを収集するためのURLを発行する機能など、さまざまな場面でご活用いただける機能により、日々の運用を便利に行うことができます。

▼バージョン管理機能及びファイル共有機能の詳細はこちらからご確認いただけます。

ファイル共有機能紹介ページ
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▼活用事例はこちらからご確認いただけます。

シーン別活用例
コンテンツ管理と制作プロセス中のコミュニケーションを円滑化
関連リンク

GigaCCでは、ファイル共有機能以外にも、ファイル送信機能や、各種セキュリティ機能、管理者機能など、様々な機能を企業毎のポリシーに合わせて管理運用をいただけますので、安心して外部とのファイルの受渡し共有にご利用いただけます。

その他、ご不明点などございましたら、お気軽にお問合せ下さい。
最後までお読み頂きありがとうございました。