システム担当者必読！企業・法人向けオンラインストレージサービスの選び方

文書ファイルはもちろん、容量の大きな画像や動画、音声ファイルも簡単に共有・送信できるオンラインストレージサービスは、日々自社内で、あるいは顧客とさまざまなデータをやりとりする企業・法人にとって欠かせないサービスです。しかし、いざ導入するとなるといったい何をポイントに選べばいいのか迷うことも多いでしょう。企業・法人がオンラインストレージサービスを選ぶときに注目したいポイントをご紹介します。

無料のオンラインストレージサービスでは、セキュリティ面が不安

オンラインストレージサービスには、無料のものと有料のものがあります。無料のオンラインストレージサービスは、メールアドレスを登録するだけですぐに利用できる手軽さが魅力です。その手軽さから、社員が私用のオンラインストレージサービスのアカウントを業務にも使い回す、いわゆる「シャドーIT」の状態になっているケースも多数あります。

しかし、無料のオンラインストレージサービスは、企業・法人の使用には向いていません。無料のオンラインストレージサービスでは、企業・法人のシステム管理者が適切なガバナンスをとるのが難しく、セキュリティ上のリスクが高いからです。

無料のオンラインストレージサービスは個人の利用を前提として運用されているため、誰がファイルをアップロードし、誰がダウンロードしたかなどのログが残りません。また、社外秘のファイルも簡単にアップロードでき、アップロードしたファイルが適正に管理されているかどうかも不透明です。さらに、オンラインストレージがシステム上の脆弱性を抱えている場合、アップロードしたファイルが外部に漏えいする可能性もあります。他にも、もしオンラインストレージと利用者端末間の通信が適正な形で暗号化されていない場合、通信経路上での意図しない情報流出も起こりえます。

このようなリスクがあることから、誰でも自由に使える無料のオンラインストレージサービスを業務用に使うのは不適切です。きちんと情報を管理し万が一の情報流出に備えるためには、セキュアなオンラインストレージサービスを全社で導入しなければいけません。

オンラインストレージサービス、機能の比較はあまり意味がない！？

企業・法人向けのオンラインストレージサービスを選ぶときに、どのようなサービスがあるのか検索し、それぞれの機能を比較することから始める人は多いことでしょう。しかしこの方法は、労のわりにはあまり得るところがありません。

ほとんどの企業・法人向けオンラインストレージサービスには、ファイルのアップロードやダウンロードのログ取得など、業務用として使う場合に必要な機能がついています。実際に比較表を作って比較してみると、どのサービスもほとんど同じに思えてくるでしょう。こうなると、月額料金や運営している会社の規模など、サービスや機能そのものと関係ないところに目が向いてしまい、それをもとにどのサービスを導入するかを決めてしまいがちです。

オンラインストレージ選びでは、自社のセキュリティポリシーに合わせて柔軟に運用できるかに注目！

そこでまず考えなければいけないことは、「そのオンラインストレージサービスは、自社のセキュリティポリシーに合わせて運用ができるか」ということです。

一例を挙げましょう。正社員、契約社員、派遣社員、アルバイトなどさまざまな雇用形態の従業員を抱えるアパレルメーカーA社があります。店頭での接客などのため、今シーズンのカタログファイルは現場のアルバイトにも共有できるようにしておかなければいけません。しかしその一方で、来シーズンの企画書は、情報流出を防ぐため、企画部門の限られたメンバーの中でしか共有できないといった条件ごとの制限が必要です。

このような運用を可能にするには、従業員ひとりひとりのアカウントに、オンラインストレージサービス上のどのファイルならアクセスできるかというような権限を細かく与える必要があります。

また、A社は、企画書などの社外秘のファイルを外部と共有するときには、責任者の承認を必要とするという規定を作っています。現状は、共有前に紙ベースで責任者の承認印をもらい、それを台帳に保管するという方法をとっています。しかし、これでは時間と手間、それに台帳の保管コストがかかります。しかし、オンラインストレージサービスに責任者の承認機能があるとすればどうでしょうか。時間と手間、コストを削減しつつ、社外秘のファイルを簡単に共有することができるようになるのです。

情報流出に備えてログを残せる機能は必須です。全件ログが残せ、期間やファイル、アカウントなどから絞り込める機能があれば、万一のときもスムーズにログを確認し、対応できるので安心です。

社員ひとりひとりのITスキルには差があります。誰にでも簡単に、直感的に使えるシステムであれば、導入も運用もスムーズにできることでしょう。

このことから考えると、A社の場合、オンラインストレージサービス選びの際に注目することは以下の４点になります。

自社のセキュリティポリシーに合わせた運用が可能かどうか

外部とのファイル共有を行う際、適切な権限やワークフローの設定が可能かどうか

詳細な履歴ログなど、トレース対策、証跡管理が可能かどうか

操作性など直観的で使いやすいユーザインターフェースかどうか

このような機能があるオンラインストレージサービスを選べば、自社のセキュリティポリシーを守りつつ、簡単、便利にファイルを共有できます。

オンラインストレージでチェックすべき５つのポイントとは？

オンラインストレージサービスの選び方は、自社に合わせて柔軟に、セキュアにファイルを共有することができるかがポイントです。しかし、そう言われても、具体的にどんな機能があれば自社のセキュリティポリシーに柔軟に合わせることができるのかよくわからない、という人もいることでしょう。

そこで、オンラインストレージサービスを選ぶときに注目すべき具体的な点を５つにまとめた資料『企業向けオンラインストレージ選定で チェックすべき５つのポイントとは？』をご用意いたしました。これから企業・法人向けのオンラインストレージサービスを選ぶときに活用いただけます。また、現在自社が使っているオンラインストレージサービスが本当にセキュアで便利なのかを確認するためにもお使いいただける内容です。ぜひ、ダウンロードしていただき、企業・法人向けオンラインストレージサービス選びの参考になさってください。


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