企業間ファイル共有・転送サービス GigaCC
CASE
導入企業インタビュー

「RPAソフトウェアの配信用にGigaCC ASPを導入しました。現在、テレワークにおけるファイル共有インフラとしての利用も進めています」

ヒューマンリソシア株式会社

ヒューマンリソシア株式会社

人材サービス事業を運営するヒューマンリソシア株式会社(以下, ヒューマンリソシア)では、新たに開始したRPA事業においてインストールモジュールやアップデートモジュールといったソフトウェアを顧客へと提供するために、ファイル転送サービス「GigaCC ASP(以下、GigaCC)」を利用。加えて、テレワークにおけるファイル共有インフラとしても活用することで、利便性と安全性の両立を図っている。導入の経緯と効果について、詳しく伺った。

ヒューマンリソシア株式会社
住所 東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿プライムスクエア1階
代表者 代表取締役 御旅屋 貢
設 立 1988年2月
資本金 1億円
従業員数 789名(2019年3月末)
事業内容 人材派遣、人材紹介、業務受託

1顧客へのソフトウェア提供やテレワークにおけるファイル共有にGigaCCを利用

GigaCCの利用状況について教えてください。

RPAの導入/活用/運用を支援するRPA事業本部において、主に「顧客へのソフトウェアの提供」および「テレワークのための社内ファイル共有」という2つの用途にGigaCCを利用しています。また、別途、経理部門において「請求書(PDF)の発送(送信)業務」での利用も検討しているところです。詳細は次の通りです。

(1)顧客へのソフトウェアの提供
当事業本部では、RPAツールとしてNTTアドバンステクノロジ株式会社の「WinActor(R)」を販売しています。同製品のインストール用ソフトウェアやアップデート用ソフトウェアを顧客へと送信するためにGigaCCを利用しています。

提供するソフトウェアのデータをネット上(GigaCC)へアップロードして、そのURLを通知し、ダウンロードをしてもらうというのが基本的な流れとなります。

インストール用ソフトウェアは約20MBと容量が大きく、顧客ごとのライセンス情報などを含むため、「ファイル転送機能」を用いた1対1の送信を販売時に行います。

一方、アップデート用ソフトウェアは月に1回程度、数百の顧客へとファイルを送信する必要があります。メールだと作業が繁雑で、手間と時間のかかる作業となるので、「一斉配信」の機能を利用しています。

(2)テレワークのための社内ファイル共有
働き方改革および業務効率化の一環として、社外でも業務ができるようノートPCを配布するなどテレワーク環境の整備に取り組んでいます。社内外を問わず、安全かつ簡単にファイルを共有するためのインフラとしてGigaCCの利用を開始したところです。

(3)請求書(PDF)の発送(送信)業務
現在、一部の顧客へ請求書のPDFファイルをメールに添付して送付しています。現時点で導入を検討中なので詳細な仕様は決まっていませんが、その代替手段としてRPAとGigaCCのファイル送信機能を組み合わせた、請求書データ送付の自動化を検討しています。

2ファイル送信・共有業務のレベル向上を実現

実際に利用されていて便利だと思う機能や導入効果などがあれば教えてください。

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安全かつ容易にソフトウェアを送信できるようになっただけでなく、「操作履歴のログが残ること」、そして「独自ドメインが利用できること」によるメリットは、業務効率化と、それによる担当者のストレス軽減につながりました。

まず操作履歴のログに関しては、受け取り側の開封(アクセス)状況などがわかります。ソフトウェアにはインストールの期限がある場合もあります。開封していない顧客に連絡を入れるなど、サービスレベルの向上にもつながっています。

以前利用していたファイル送信サービスでは、ドメイン名がサービス提供企業名となっており、当社名に変更できませんでした。そのため、顧客側からブロックされてしまい、ホワイトリストへ登録してもらうことが難しい場合もありました。GigaCCでは独自ドメイン、すなわち当社の専用ドメイン名が利用できるので、アクセスがブロックされてしまうことは、基本的になくなりました。

また、ファイルを送信・共有することに特化したサービスなので、機能が洗練されており、利用方法もシンプルでとても使いやすいと思います。そのため、作業者への負荷やストレスが軽減されました。

たとえば、送信するファイルに期限を設けて自動削除することができるので、消し漏れや不要なファイルによるディスク容量の圧迫なども予防することができます。

大容量のファイル送信に関しても、標準的な作業手順が明確になったことで、スピーディかつスムーズに対応できるようになりました。

ファイル共有に関しても、これまでは社内ではメールを利用する機会も少なくありませんでした。その場合、メールシステムへ大きな負荷がかかることや、同一もしくは内容(バージョン)の異なるファイルが点在することが問題視されてきました。

今では、ファイルの容量に関わらずGigaCCへアクセスするためのURLを知らせるだけでファイルを簡単に社内共有できますし、保管されているファイルをアップデートすれば常に最新のファイルへとアクセスできるので、バージョン管理が容易になりました。

3セキュリティ重視の設計思想と日本ワムネットの経験と知見を高く評価

GigaCCを導入した経緯を教えてください。

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RPA事業を開始した当初は、コスト優先で別のファイル転送サービスを利用していました。そのため、ドメインの問題からファイルをスムーズに受け取れない顧客がいたり、作業手順が繁雑で顧客数が増えるに従って不便さを感じるようになっていました。

加えて、テレワーク環境における個人情報の取り扱いを前提に、ファイル共有サービスのセキュリティに関しても見直しを図ろうと考えていたときに、紹介を受けたのがGigaCCでした。

GigaCCを採用した理由を教えてください。

当社のセキュリティポリシーと照らしあわせ、それまで利用していたファイル転送サービスと比較検討した結果、GigaCCの導入を決めました。主なポイントは次の通りです。

  • 【選定理由1】基本機能
    一斉送信などファイル送信・共有サービスとしての機能が網羅されている。
  • 【選定理由2】使い勝手
    使い勝手に優れ、直感的に操作できる。
  • 【選定理由3】設計思想
    履歴ログやアカウント管理など、ビジネスユースを前提としたセキュリティを重視した設計となっている。
  • 【選定理由4】導入実績
    国内における導入実績や利用実績が豊富なので、安心して導入できる。
  • 【選定理由5】知見と提案力
    日本ワムネットは経験と知見が豊富で提案力も高いことから、幅広い業務で利用できると期待。

4日本ワムネットへの評価・期待

導入時に苦労したことなどはありましたか。

セキュリティに関する確認作業は慎重に実施しましたが、煩雑な設定や開発などは不要で、すぐに利用を開始できました。

日本ワムネットへの評価と期待があればお聞かせください。

GigaCCは以前利用していたサービスと比較して機能が豊富なので、導入検討開始時は使いこなせるか不安もありました。しかし、具体的な利用シーンにあわせて機能を紹介してもらえたり、使い方を提案してもらえたので、イメージしやすく、たくさんの気付きをもらえました。

導入後も、細かな使い勝手や機能改善の要望にも耳を傾けてくれるので、感謝しています。現在、他の部署からも利用したいという声も上がってきています。これからも、GigaCCを活用した業務効率化やコスト削減策の提案に期待しています。

ヒューマンリソシア株式会社について

ヒューマンホールディングス株式会社の事業子会社として、全国28拠点(2020年4月時点)において幅広い人材サービス事業を展開。グループ内の教育事業を強みに、多様な雇用形態と女性・シニア・グローバルなど多様な人材を組み合わせた人材ソリューションを提供するとともに、求職者個人の希望する働き方にあわせたキャリア形成を支援している。2017年にはRPAの導入/活用/運用の支援事業にも参入。株式会社NTTデータの特約店の中で販売力部門第1位(2018年度)を獲得するなど、同事業を急拡大させている。

※ 取材日:2020年1月

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