COLUMNコラム

2017.11.24

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コミュニケーションのとりやすいファイル共有サービスとは?

column20171127_image01.png日々の業務において、オンラインストレージなどのツールを使って必要なファイルを多人数で共有する機会はよくあります。その際、ファイルに関する意見や修正依頼などをメールで伝えていませんか?

ファイル共有とメール送信を別々に行っていると、手間が増えて業務スピードが落ちてしまいます。さらに、「メールが多すぎて読み切れない」「大事なメールを見逃してしまった」といったお悩みにもつながりかねません。

法人向けオンラインストレージには、共有ファイルの管理をスムーズに行うだけでなく、利用者のコミュニケーションを支援する機能を備えたものもあります。実際に活用している企業の事例と、業務の効率化についてご紹介します。

ファイル共有におけるコミュニケーションの課題ファイル共有におけるコミュニケーションの課題

column20171127_image02.png業務で必要なファイルを共有するため、よく使われるのがオンラインストレージです。しかし、ファイルをツールでアップロードしたという連絡や、ファイルの内容についての意見、修正の依頼などをメールで伝えている場合もあるのではないでしょうか。

メールのやりとりでは、どのメールが何の業務に関する件なのか把握しにくいために見逃しが起こりやすくなります。複数のプロジェクトを管理する立場であれば大量のメールを毎日受信することになり、すべてのメールは読み切れないという声も聞かれます。

また、メールは1対1のやりとりが基本で、多人数でのやりとりには不向きな場合もあります。使用しているメーラーの機能にもよりますが、スレッドにまとめられていないメールでは、多人数による議論を追いかけるのは大変です。そのため、議論に加わりにくくなり、手軽にコミュニケーションができないというケースもあります。

業務効率化のためにオンラインストレージを導入しても、メールのやりとりが増えてしまい、効率が下がっていては意味がありません。そこで、ファイル共有にコミュニケーション機能が加わったオンラインストレージが注目されています。

オンラインストレージの活用事例:テレワークでも円滑に情報共有。成果物のクオリティアップを実現オンラインストレージの活用事例:テレワークでも円滑に情報共有。成果物のクオリティアップを実現

column20171127_image03.pngオンラインストレージの機能を活用してコミュニケーションをとっている事例をご紹介します。

コンテンツ制作会社のA社は200名以上のクリエイターと契約し、そのほとんどがテレワークを行っています。
ディレクターから指示を出したり、クリエイターが成果物を提出したりする作業はオンラインで行う必要があります。少人数のディレクターが複数案件を受け持つため、メールのやりとりでは管理が追いつかなくなる恐れがありました。

そこでA社では、打ち合わせの資料や成果物などのファイルをオンラインストレージにアップロードして、プロジェクトごとに管理するようにしました。ファイルの修正依頼などについてはオンラインストレージに書き込み、頻繁に意見交換しています。


オンラインストレージの活用によって、直接顔を合わせたことがなくても、また会う頻度が少なくても、密接なコミュニケーションが可能となりました。結果として、成果物の質を高めることにつながっています。

コメント機能のあるオンラインストレージサービスでコミュニケーションが深まるコメント機能のあるオンラインストレージサービスでコミュニケーションが深まる

column20171127_image04.png法人向けオンラインストレージのGigaCCには「コメント機能」があります。アップロードされたファイルやフォルダに、アクセス権限のあるユーザーがコメントを書き込むことができる機能です。

コメントをつけることで、ファイルの概要を把握することができ、ファイルを管理しやすくなります。スマートフォンやタブレット端末を使用してコメントをつけることもできるため、外出先からでもスムーズに意見交換が可能。コメントはメールのように挨拶文から書き始めなくてもよいので、気軽に書き込めて議論が活発化しやすいという長所もあります。

また、メンバーの追加があった場合、メールではそれまでのやりとりを新規メンバーに再送する必要があり、手間がかかります。GigaCCなら新規メンバーに適切なアクセス権限を設定するだけで、それまでのファイルやコメントをすべて確認できるようになります。メンバーの入れ替えが多いプロジェクトでも迅速な情報共有が可能です。

まとめ

ファイル共有サービスを選ぶ際に、アップロードやダウンロードの性能、セキュリティ機能を重視するのは当然といえます。それだけでなく、ファイル共有サービスにコミュニケーション機能があれば、業務効率化に役立てられます。

コメント機能のある法人向けオンラインストレージのGigaCCなら、コミュニケーションがとりやすく、議論の活性化が期待できます。

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