COLUMNコラム

2017.11.06

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オンラインストレージサービスでのファイル共有はテレワークに貢献

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2017年7月24日に総務省が関係府省・団体と連携して実施した「テレワーク・デイ」が大きな話題となりました。テレワークとは、インターネットなどの情報通信技術(ICT)を活用して、職場以外の場所で働くことです。
働き方改革の一環として注目されているテレワークですが、導入をためらう企業が多いことも事実です。テレワークの実現に向けた課題と対応についてご紹介します。

日本におけるテレワークの普及はまだまだ進んではいない日本におけるテレワークの普及はまだまだ進んではいない

職場以外の場所で働くテレワークには、以下のようなメリットがあります。

・子育てや介護をしながらでも働くことができる
・満員電車や交通渋滞の緩和に貢献する
・災害時に出社できなくても業務を継続できる

こうしたメリットがあるにもかかわらず、テレワークを導入している企業は13.3%にとどまっているのが現状です。
(出典:総務省「平成 28 年通信利用動向調査の結果」http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/170608_1.pdf

なぜ、日本ではテレワークが普及していないのでしょうか。総務省の調査結果では、企業がテレワークを導入しない理由として以下のものが挙げられています。

・テレワークに適した仕事がない
・情報が外部に漏れないか心配
・テレワークでは業務の進行が難しい など

ここから考えられるのは、セキュリティ面での不安やコミュニケーションのとりにくさなどがテレワーク導入の妨げになっているということです。テレワーク実現に向けた一歩を踏み出すには、セキュリティの確保やコミュニケーションツールの導入、運用ルールの制定などを行い、環境を整備していく必要があります。

テレワークに必要なツールとはテレワークに必要なツールとは

テレワーク実現への取り組みとして、企業はどういったツールの導入を検討すべきなのでしょうか。いくつかの例をご紹介します。

column20171106_image01.pngモバイルデバイス管理サービス
業務に使用するスマートフォンやタブレット端末に対して、利用状況の確認、パスワードのルール設定、盗難・紛失時の緊急対策などを行うサービスです。モバイルデバイスを業務利用する際の安全性が高まり、安心して使用できるようになります。

column20171106_image02.pngWEB会議システム
離れた場所にいる相手とインターネットを通じて映像・音声のやりとりを行うシステムです。直接顔を合わせなくても、円滑なコミュニケーションが可能になります。

column20171106_image03.pngオンラインストレージサービス
大容量のファイル共有を可能にするサービスです。パソコンやスマートフォン・タブレット端末を使用して、業務に必要なファイルをどこからでもスムーズに共有することができます。

column20171106_image04.pngリモートデスクトップサービス
自宅のパソコンやスマートフォン・タブレット端末から社内のパソコンにアクセスできるサービスです。出社しなくても、社内と同じ環境で業務を行えるようになります。

社内サーバにアクセスしてファイルのやりとりを行うにはリモートデスクトップサービス、取引先など社外とのファイル受け渡しを行うにはオンラインストレージサービスが適しています。

無料で利用できるサービスもありますが、有料の法人向けサービスは機能が豊富で、セキュリティも確保されています。特にオンラインストレージ導入においては、情報が外部に漏れることを防ぐためにも、有料の法人向けサービスを利用するべきでしょう。

テレワーク実現の一翼を担う、セキュアなファイル共有テレワーク実現の一翼を担う、セキュアなファイル共有

テレワークのための環境づくりとして、さまざまなツールの導入が考えられます。そうした場合、各ツールには、どのようなセキュリティ対策が必要となるのでしょうか。

テレワーク実現に貢献するツールの1つであるオンラインストレージサービスの場合、GigaCCではファイル共有機能に以下のセキュリティが備わっています。

・なりすましを防ぐため、グローバルIPアドレスごとに制限をかけられる

・ワークフロー機能によって、意図しないファイルのアップロードを防ぐ

・誰がいつ、どこからアクセスし、どんなファイルをアップロードまたはダウンロードしたかログが残る

・モバイルデバイスを利用する場合、端末識別番号によるアクセス制限や、デバイス内に保存したファイルの保持期限を設定することができる

こうした機能のある法人向けオンラインストレージサービスを使うことで、情報が外部に漏れるリスクを低減することが可能です。テレワークの導入における課題の1つ、セキュリティ面での不安解消には、法人向けオンラインストレージのセキュアなファイル共有機能が役立つのではないでしょうか。

まとめまとめ

さまざまなメリットがあるテレワーク。実際に導入した企業の85%以上が、生産性向上や移動時間の短縮、顧客満足度の向上などの導入目的に対して「効果があった」と回答しています。テレワークを導入している企業は、導入していない企業に比べて、一社当たりの労働生産性が約1.6倍という結果も出ています。
(出典:総務省「平成 28 年通信利用動向調査の結果」http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/170608_1.pdf

テレワークを滞りなく実現するためには、セキュリティの強固な法人向けオンラインストレージやWEB会議など複数のサービスを必要に応じて組み合わせ、職場と同じように働ける環境を整備していくことが必要です。それだけではなく、労働時間管理のガイドラインを制定するなど、段階を踏んで準備を進めていくことも重要になります。

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