COLUMNコラム

2017.08.03

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その方法で大丈夫? 企業・法人が選ぶべきファイル送信方法とは

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企業や法人間でファイルを受け渡しする際には、一般的に、添付ファイルを使って送る方法がとられます。しかしこの方法には、大容量のファイルが送れない上、誤送信により情報が漏えいするなどの欠点があります。このため、添付ファイルそのものの利用を控えたいと考える企業も増えてきました。添付ファイルに頼らない、安全で簡単なファイル送信方法についてご紹介します。

添付ファイル送信を避けるべき理由

添付ファイルの送信には、以前から、大容量のファイルは送れないこと、誤送信による情報漏洩のリスクがあることなどのデメリットが指摘されています。このデメリットを回避するために、各社はファイルを分割して添付する、USBメモリなどの物理メディアを使って送る、誤送信防止システムを導入する、送信するファイルにパスワードをかけ、万一誤送信してもパスワードがなければ中を見られないようにするなどの対応をしてきました。

しかし、このような対策をとったとしても、管理側の目の届かないところでメール添付が行われた場合、誰がどのファイルをどこに送ったのかを知るすべはありません。そのため、社員が仕事を持ち帰って行うためにこっそり私用アドレスにファイルを送信する、退職間近の社員が社外秘のファイルを密かに持ち出すなどの事例も発生しています。

これに加えて最近は、添付ファイルを使った標的型攻撃メールが流行しています。標的型攻撃メールの多くは、添付ファイルを開かせることによってウィルスに感染させます。そのため、メールの受け手側で添付ファイルが警戒されることも増えてきました。

このように、添付ファイルを送信する方法は、不便で、管理もしにくく、送り手と受け手側双方にとってリスクのある方法になりつつあります。

シャドーIT対策に企業用オンラインストレージサービスは必須

そこで近年主流になりつつあるのが、オンラインストレージサービスです。オンラインストレージサービスでは、ファイルをクラウド上にアップロードして相手に送ります。そのため、文書ファイルのような容量の小さなファイルはもちろん、動画・音声・画像を盛り込んだ大容量ファイルまで簡単に送信することができます。プライベートな場面で、写真などの画像ファイルの送信に利用されるケースも多いため、無料のオンラインストレージサービスの私的なアカウントを持っている社員もいることでしょう。企業の中にも、オンラインストレージサービスを導入するところが増えています。

しかし、業務でオンラインストレージサービスを使用する場合には、気をつけなければいけないことがあります。それは、社員が私的なアカウントを業務にも利用する「シャドーIT」の問題です。無料のオンラインストレージサービスではログが残りません。そのため、万一情報流出が発生した場合、どのアカウントから、誰に、どのファイルを送信したのかを会社が把握することはほぼ不可能です。情報管理の面から考えると、これは非常に危険な状態だと言えるでしょう。

シャドーITのリスクをなくし、社内の情報を管理して安全にファイル送信を行うのであれば、個人のアカウントを使ってオンラインストレージサービスを利用することを禁じ、そのかわりに、全社そろって、法人向けのオンラインストレージサービスを導入することが必要です。

自社に合わせて運用でき、管理も簡単な企業向けオンラインストレージサービスが正解

法人向けのオンラインストレージサービスには、安全にファイルを送信でき、簡単にシステムの管理を行えるというメリットがあります。たとえば、法人向けオンラインストレージサービスのGigaCCの場合は、ファイルを安全に送信し、情報の流出を防ぐために、ログを取得する機能はもちろん、責任者の承認がなければ送信できない承認機能、アカウントごとに細かく権限を設定できる機能、宛先制限機能などがついています。また、アクセスするIPアドレスにも制限がかけられるため、社内からはアクセスできるが社外(たとえば自宅)からはアクセスができないように設定することも可能です。

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送信宛先制限機能イメージ

これらの機能を活用することで、営業部A主任のアカウントからは課長の承認がなければファイルを送れない、営業部B課長のアカウントからは承認なしにファイルを送れる、総務部のアカウントからは社外にはファイル送信ができない、私用のアドレスには送れない、自宅のIPアドレスからはアクセスできないというように、社内のワークフローやセキュリティポリシーに合わせた、きめ細かな設定、運用ができるようになります。

GigaCCでは、アカウント管理や設定は管理者サイトで行います。異動など複数のアカウント設定を一度に変更しなければいけない場合は、CSV一括登録機能で手間なく一度にアカウント設定を変更することが可能。また、アカウント管理権限を一部移譲することができるため、たとえば支店ごとに担当者を置き、その支店の従業員のアカウント管理を任せるといったこともできます。たとえば契約社員や派遣社員が多い企業であれば、各支店の契約・派遣社員のアカウント管理は支店の担当者に任せ、本社の担当者は正社員のアカウントのみ管理することにすれば、担当者のアカウント管理の負担も軽くなるでしょう。このように、運用・管理が簡単にできるというのも法人向けオンラインストレージサービスの強みです。

社内のワークフローやセキュリティポリシーに合わせて安全に運用でき、管理も簡単な法人向けのオンラインストレージサービスは、これからの業務に欠かせないサービスの一つです。添付ファイルを装った標的型攻撃メールやシャドーITによる情報流出を防ぐためにも、このようなサービスを導入し、社内外へのファイル送信をより安全に、簡単に行える環境を整えたいものです。

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