COLUMNコラム

2017.07.19

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ビジネス利用にマッチするファイル転送サービスはここまでできる!

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企業が社内外にファイルを転送する方法として注目されているファイル転送サービス。利用している企業も増えていますが、単にファイル転送にしか活用していないケースも見受けられます。ファイル転送サービスを、ファイル転送だけでなく業務効率アップにまで活用する方法についてご紹介します。

ファイル転送サービスの基本機能

まず、ファイル転送サービスの基本的な機能について確認しておきましょう。従来、ファイルを転送するときには、容量がそれほど大きくないものはメールに添付して送り、大容量のものはUSBやCD-ROMなどの物理メディアで送るという方法が一般的でした。しかし最近は、添付ファイルを使った標的型攻撃が盛んになってきており、添付ファイルを送ることは避けられる傾向にあります。また、物理メディアを使った転送は時間がかかったり、紛失の可能性があったりするため、スピード感を重視するビジネスシーンにはそぐわないこともしばしばあります。

このようなファイル転送の課題を解決するのが、ファイル転送サービスです。ファイル転送サービスの仕組みは、ファイルをクラウド上にアップロードして相手に送信するというもの。メールに添付しないので、大容量のファイルも簡単に、安全に送ることができます。物理メディアのように紛失する可能性や相手が受け取るまでに時間がかかるという問題もありません。

ファイル転送サービスには、個人向けの無料サービスと企業・法人向けの有料サービスがあります。無料サービスの多くは、ファイルをクラウド上にアップロードし転送するというシンプルな機能のみです。上長のチェックを経ずに、ビジネス文書を誰にでも送れてしまうなど、業務で利用するには適さない場合があります。しかし、企業向けのサービスには、ファイルを安全に転送できる上、ファイル転送以外にもさまざまな機能がついており、業務効率や生産性の向上にも役立てることができます。いくつか、具体的な活用例を挙げていきましょう。

ファイル転送サービス活用例1:承認機能や宛先制限機能で、手間なくセキュリティ対策

ファイルを転送する際には、セキュリティの確保が欠かせません。セキュリティポリシーを作成し、それに応じてファイルを転送している企業も多いことでしょう。

重要情報を適正に管理するのが目的で作成されるセキュリティポリシーの中には、手間や時間がかかるものがあります。たとえば、社外のパートナー企業にファイルを転送するときには、責任者の承認が必要とするようなケースもあることでしょう。稟議書などの書類を作って、複数の責任者の判をもらってからでないと転送できない、という取り決めを作っている企業もあるかもしれません。

このような企業が活用できるのが、ファイル転送サービスの「承認機能」です。「承認機能」を使うと、担当者がアップロードしようとしたファイルは、いったんアップロード保留状態に置かれます。そしてそのあと、オンラインで責任者が承認して初めて、アップロードが完了するという機能です。これなら、いちいち責任者に紙の書類を回して判を押してもらう必要はありません。また、アップロードには誰の承認が必要かということも細かく設定できるので、たとえば課長が不在の場合は課長代理の承認でアップロードできる、というように設定することも可能です。もちろん、誰が承認したか、誰がいつどこへ転送したかのログも残るので、証跡管理も簡単です。

また、転送先のアドレスを制限できる宛先制限機能や、転送先を誤った場合のURL無効化機能を活用すれば、誤送信による情報流出も防止も簡単に行えます。これらの機能を活用することで、より効率的にセキュリティ管理ができるようになります。

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ファイル転送サービス活用例2:一斉仕分け送信機能で、効率的にファイル転送

まず注目したいのが、「一斉仕分け送信機能」です。ある企業の経理部では、取引先に請求書を添付ファイルで転送しています。しかし、1通1通アドレスを手作業で入力しているため、請求書の転送業務は担当者にとって大きな手間と時間がかかる作業になっていました。しかも、どんなに注意をして作業しても、アドレスの入力ミスをゼロにすることはできませんでした。

そこで、ファイル転送サービスの「一斉仕分け送信機能」を使って、この作業の効率化を図りました。一斉仕分け送信機能とは、送信するファイルとその送信先を記載したCSVファイルをファイル転送サービスのサーバーに登録し、複数のファイルをそれぞれの送信先に送信することができる機能です。これによって、それぞれの取引先に簡単に請求書を転送することができるようになり、経理部の負担は大幅に軽減されました。

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自社の運用に適合するファイル転送サービスを選べば、生産性アップ!

企業用のファイル転送サービスは、ただファイルを転送するだけのサービスではありません。機能をフルに活用することで、負担やコストを削減し、業務効率を上げ、企業全体の生産性を上げることもできるサービスなのです。

これからファイル転送サービスを導入しようと考えている企業はもちろん、現在ファイル転送サービスを活用している企業も、「このサービスのどんな機能を使ったら、業務をより効率的に行うことができるか」という視点を持つことが大切です。そのうえで、自社の運用に適合するサービスを選び、活用していくべきでしょう。

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