導入事例:インタビュー

「埼玉県庁では、庁舎内だけでなく外出先でも、タブレット端末をセキュアかつ便利に活用するための共有ストレージとして、GigaCCを利用しています」

埼玉県庁

住 所
埼玉県さいたま市浦和区高砂3-15-1
代表者
知事 上田 清司
従業員数
6,758名(一般行政部門) ※2016年4月現在

埼玉県庁では、タブレット端末によるモバイルワークにGigaCC ASP(以下、GigaCC)を活用。写真データのスムーズかつスピーディな共有やドキュメントのペーパーレス化を実践しています。GigaCCを導入した経緯とねらいについて、埼玉県 企画財政部 情報システム課 企画・研修担当 主事 高橋 勇介氏(写真右)および諸山 美咲氏(写真左)に詳しく伺いました。
埼玉県 公式ホームページ
https://www.pref.saitama.lg.jp/

セキュリティを担保しながら、ドキュメントを閲覧・共有するために共有ストレージを導入

タブレット端末を導入した目的を教えてください。

近年、タブレット端末をはじめとしたスマートデバイスの利用は拡大しています。民間だけでなく、官公庁においても大きな成果を上げている事例も増えてきましたので、県庁業務におけるタブレット端末活用の可能性を探るべく、2014年度に各部署に配付しました。

共有ストレージを導入した理由を教えてください。

埼玉県庁様ご利用事例タブレット端末のメリットは、あえて言うまでもなく持ち運びが容易なことです。県庁舎や地域機関(出先機関)はもちろんですが、打ち合わせやさまざまな現場などの出先、すなわちモバイルワークで利用できなければメリットは半減してしまいます。

一方、タブレットに保存したデータを持ち運ぶのは、端末に紛失や盗難などのトラブルが発生した場合、情報が漏えいしたり、紛失したりするリスクを内在することになります。

また、外部から直接、県庁舎内のファイルサーバなどにアクセスできるようにするためには、適切なセキュリティ対策が必要で、導入・運用コストが膨らんでしまいます。

そのため、モバイルワーク環境でも、安全かつ利便性を損なわず、コストもかけず、ドキュメントを閲覧したり、共有したりできる手段として、タブレット端末導入時から共有ストレージサービスを利用しています。

安定的にサービスを利用できることも重視してサービスを選定

GigaCCを導入した経緯を教えてください。

タブレット端末導入時は、別の共有ストレージサービスを利用していたのですが、サービスが終了するので、新たに共有ストレージサービスの導入を検討することになりました。

新しく共有ストレージサービスを選定する際の要件を教えてください。

サービスを選定する際の具体的な要件ポイントは、

  • システムの構築や保守が不要で、(クラウド)サービスとして利用できること
  • ファイルやフォルダ単位でアクセスコントロールができること
  • Microsoft OfficeドキュメントやPDFファイル、写真データを閲覧できること
  • サービスや通信の安全性が確保されていること
  • などですが、特に意識したことは、安全で安定的にサービスを利用できるよう、「導入実績」や「サービスの質と安定性」を重視しました。

    国産サービスならではの使い勝手の良さやセキュリティを評価

    GigaCCを採用した理由を教えてください。

    GigaCCは基本的な要件をクリアしていることから採用を決めました。
    実際に使ってみると、国産のサービスということで、使い勝手が良く、セキュリティにも配慮されており満足しています。

    また、導入実績も豊富で、安心して利用することができると判断しました。

    タブレット端末の共有ストレージとしてGigaCCを活用

    GigaCCの利用状況について教えてください。

    埼玉県庁では現在、90台のタブレット端末を各部署に配付しています。
    部署内の共有端末として利用してもらっていますが、具体的な利用方法は各部署に任せています。

    GigaCCは、共有ストレージとしてすべてのタブレット端末で利用できるようにしており、大きく分けると「出先で撮影した写真データの共有」と「資料データの閲覧」という2種類の使い方をしています。

    【出先で撮影した写真データの共有】
    災害現場をタブレットで撮影した写真や産業廃棄物の保管場所をドローンで撮影した写真などを、モバイル端末からアップロードして、リアルタイムに県庁舎内や地域機関(出先機関)のPCで確認・共有するのに利用しています。

    【資料データの閲覧】
    研修や会議、プレゼン資料、作業マニュアルなどを、県庁舎内外を問わずタブレット端末で閲覧する際にGigaCC を利用しています。

    共有しているファイルの種類やファイル数を教えてください。

    ファイルの種類は、JPEG等の写真データをはじめ、動画、Microsoft Word/Excel/PowerPointのドキュメント、PDFデータなどになります。

    総保管ファイル数は、現時点で4,000ファイルほどあり、容量で見ると約10GBとなります。

    モバイルワークにおける利便性とセキュリティを両立

    共有ストレージの導入効果について教えてください。

    埼玉県庁様ご利用事例タブレット端末を導入する前は、デジタルカメラで撮影したデータをメールに添付して送ったり、自席に戻るまでは共有できなかったりしました。
    共有ストレージを利用することで、現場で撮影した大量の写真データを簡単かつリアルタイムに、県庁舎や地域機関の職員と共有できるようになりました。

    また、PCから資料データをアップロードしておけば、出先でも県庁舎内でもタブレット端末から資料を閲覧できるので、大量の資料を印刷したり、紙やバインダーなどを持ち歩いたりする必要がなくなり、ペーパーレス化を促進することができました。

    さらに、アップロードしたり、閲覧した資料データはタブレット端末には残らないので、万一の端末の紛失や盗難の際にも情報漏えいや紛失のリスクを排除することができます。

    GigaCCは操作も簡単で、運用がしやすい点も助かっています。

    GigaCCの導入時・移行時に苦労したことはありましたか。

    端末側ではApp Storeから専用アプリをインストールするだけでした。
    また、データの移行もサポートベンダーが対応してくれたので、苦労したことはありませんでした。

    今後の拡張予定と、GigaCCおよび日本ワムネットへの期待

    今後の利用拡張の予定などがあれば教えてください。

    GigaCCを通じてモバイルワークが促進されることで、テレワークなどへの足がかりとなることに期待しています。実際、埼玉県庁ではテレワークの導入検討を開始するなど働き方改革にも積極的に取り組んでおり、GigaCCのような共有ストレージサービスはテレワークにおいても欠かすことのできない重要な機能だと捉えています。

    GigaCCの活用により、業務を効率化・迅速化し、行政サービスの品質向上やスピードアップにつなげていきたいと考えています。

    また、現状、GigaCCに関して理解されていない場面も少なくありません。
    タブレット端末の活用に関して要望を受けたとき、すでにGigaCCで実現できるケースもあり、GigaCCの存在や機能に対する理解をもっと広げる必要があると認識しています。

    今後は利用実態を把握し、さらに活用が進むよう努めていきたいと考えています。

    日本ワムネットへの期待があればお聞かせください。

    今回、GigaCCのアプリがバージョンアップして、手書き入力機能がサポートされました。
    欲しかった機能の1つなのでうれしく思います。
    今後も、機能や使い勝手の向上に期待しています。



    埼玉県について
    関東平野の内部に位置する内陸県。都市の利便性と田園の豊かさを併せ持ち、農業、工業、サービス業など産業もバラエティに富み、日本の縮図とも言える県として知られる。
    首都圏の中心に位置する立地の良さや充実した交通網および、積極的な産業政策の展開により、2006年から2015年まで過去10年間の企業本社の転入超過数が日本一になるなど、将来性への評価も高い。



    ※ 取材日:2016年12月

    トライアル申込み|日本ワムネット

    オンラインでのトライアル申込み

    PAGE TOP