導入事例:インタビュー

「勤怠情報を社労士事務所と安全・確実・迅速にやり取りするために、GigaCCを利用しています。共有ノート機能で、社労士への質問やその回答も記録として残しておけるので、とても便利です」

株式会社イノベーション

住 所
東京都渋谷区渋谷3-10-13 TOKYU REIT 渋谷R ビル3F
代表者
代表取締役 富田 直人
創 立
2000年12月14日
資本金
9861万円
従業員数
約90名(契約社員含む) ※2015年10月時点
事業内容
BtoBに特化した営業・マーケティング支援事業、1.オンラインメディア事業、2.マーケティングオートメーション事業、3.マーケティングソリューション事業
株式会社イノベーション ホームページ
http://www.innovation.co.jp/

BtoBに特化したマーケティングソリューションを提供する株式会社イノベーション(以下、イノベーション)では、社労士事務所と社員の給与情報などのやり取りにGigaCC ASP(以下、GigaCC)を利用している。導入の背景と効果について、株式会社イノベーション 企画管理ユニット 経営企画グループ 中澤 静氏(写真左)と企画管理ユニット 総務・購買・情報システムチーム スペシャリスト 増田 智紀氏(写真右)に詳しく聞きました。

勤怠情報などを社労士事務所とやり取りするためにGigaCCを利用

イノベーションにおけるGigaCCの利用状況について教えてください。

jc_002.png当社では、現在、社員の勤怠情報などを社労士事務所とやり取りするのにGigaCCを利用しています。

社内で利用するファイルサーバのように、データの種類や年月などに分類した共有フォルダを設定しておき、受け渡しするデータを管理しています。

また、GigaCCの共有ノート機能を使って、社労士事務所側に質問をしたり、その返答を書き込んでもらったりもしています。

具体的には、どのようなデータのやり取りをしているのでしょうか。

定期的にやり取りするのは、給与計算に必要な勤怠情報や経費情報です。また、年に1回のペースですが年末調整に必要なデータのやり取りにも利用しています。基本は、必要なデータを送って、社労士事務所で処理してもらった書類のPDFデータを送り返してもらうという流れです。

また、入退社にともなう労働契約書や各種証書類のやり取りが必要な場合も、GigaCCを利用しています。

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安全かつリアルタイムに、容量を気にせずデータを共有するのに最適

なぜ、社労士事務所とのやり取りにGigaCCを利用しているのでしょうか。

jc_001.png「安全」かつ「リアルタイム」に、「容量を気にせず」、データのやり取りをするためにGigaCCを利用しています。

社外とデータをのやり取りする際、メールにデータを暗号化したデータを添付すれば、「安全」かつ「リアルタイム」に受け渡しができるかもしれません。しかし、メールでは1回に送付できる容量には制限があります。社労士事務所に作成してもらった大量のPDFをやり取りするのは不便です。また、メールでやり取りした情報は、あとから経緯を追って情報を整理するのにも不向きだというという背景もあります。

一方、オンラインストレージサービスを利用するとなれば、無料で利用できるサービスは安全面で不安があり、何か問題が発生したときの責任も曖昧になってしまいます。

また、自社でファイルサーバを立てるとなると、構築や保守運用にそれなりの手間とコストがかかりますし、アクセスコントロールの設定なども専門家でなければ難しい部分があります。

そのため、GigaCCのようにセキュリティがしっかりしており、保守運用が不要。アクセスコントロールが容易な商用オンラインストレージサービス、「安全」かつ「リアルタイム」に、「容量を気にせず」、データの受け渡しをするのには最適です。

もちろん、USBメモリやCD-Rなどのメディアを使ってという方法もあるかもしれませんが、リアルタイムにデータのやり取りができません。加えて、このようなメディアを使用する場合のセキュリティポリシーも厳密に規定していますので面倒で、メディアの紛失や盗難、輸送にかかるコストや手間を考えるとベストな選択とは言えません。

保守運用に手間がかからず、安全、確実に情報共有できるのが一番のメリット

使っていて便利だと思う機能などがあれば教えてください。

PCや社内ファイルサーバのフォルダと同様、ドラッグ&ドロップで使えるので使い勝手が良く、そのまま分類して管理できるようにフォルダ構成を自由に設計できるので、データの保管や管理にも手間がかかりません。私たちもそうですが、社労士事務所にも手軽に使ってもらえます。

たとえば、過去のデータを参照したいときもすぐに目的のファイルを探し出すことができますし、社労士さんに確認してほしい過去のファイルがあるような場合もGigaCCの中で完結でき、ファイルをメールで送受信したりする必要もありません。現在、約2年分のデータをGigaCCに保管しているのですが、古いデータをGigaCCから削除する場合も、フォルダごとバックアップをしたり削除したりできるので簡単です。

さらに、細かな部分での機能も充実していて、例を挙げれば、データが新規に登録された際にメールでお知らせが来るのはとても助かっています。もし、お知らせの機能がないと、定期的に更新された情報がないかチェックしなければなりませんし、データをアップロードした後でメールを送ったりする手間も省けます。特に、給与計算に関連する月末処理は、必要なデータが戻り次第、すぐに作業を再開したいので、ファイルがアップロードされたらすぐにわかるのは本当に便利です。

また、運用面になりますが、当社では定期的ににパスワードを変更するというセキュリティポリシーに従ってシステムを利用・運用しています。GigaCCではパスワードの強制変更も簡単で、ランダムなパスワードを自動発行してくれるようなところも、よく考えられていると思います。

そのほか、GigaCCのメリットなどがあれば教えてください。

手間とコストをかければいくらでも便利で安全なシステムを利用できるかもしれません。手間とコストがかけられなければセキュリティを犠牲にしていいということにはなりません。そういう意味では、保守運用に手間を取られず、安全、確実に情報のやり取りができるサービスを利用できるのは一番のメリットだと思います。

また、社内システムとは分断して運用できているので、仮にGigaCCへの攻撃や不正アクセスがあっても影響が限定的であるというのも、このようなサービスを利用するメリットの一つだと捉えています。

今後の拡張予定と、GigaCCおよび日本ワムネットへの評価・期待

今後の利用予定などがあれば教えてください。

具体的には決まっていませんが、GigaCCはWebブラウザとネットが利用できればどこからでもアクセスできるので、社外取締役との情報共有などにも使えると考えています。

これまでは特定の目的だけで利用してきましたが、機能や使い方をもっと理解すれば、適用できる業務範囲は広いと思います。

GigaCCおよび日本ワムネットへの評価と期待をお聞かせください。

勝手な思い込みかもしれませんが、細かな機能の使い勝手や操作性の良さは、純国産クラウドサービスならではだと感じる部分は少なくありません。また、国内のオンラインファイル共有市場において、シェアの高いサービスだと聞いていますので、システムの可用性や安全性という点では信頼しています。これからも、さらなる使い勝手や機能の向上に期待しています。


株式会社イノベーションについて
クライアントのニーズに合わせて、インターネットマーケティングを中心とした「売れる仕組み」を支援。「ITトレンド」「BIZトレンド」などの比較検討サイトの運営をはじめ、アクセス解析ツール「List Finder(リストファインダー)」の提供、顧客の要望に合わせたWebプロモーションの提案など、BtoBに特化したマーケティングソリューションを提供しています。


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日本ワムネット 商品企画・マーケティング部 中野 健太郎(写真左)

※ 取材日時 2016年1月

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