導入事例:インタビュー

「厳密なアクセスコントロールが可能で、利用者にとっても、管理者にとっても負荷の少ないオンラインファイル共有環境をGigaCCで実現しています」

東京大学 大学院 新領域創成科学研究科

住 所
千葉県柏市柏の葉5-1-5
代表者
研究科長 味埜俊
創 立
1998年4月
事業内容
東京大学既存のすべての部局の全面的な協力のもとに新設された修士・博士課程のみの大学院(独立研究科)。基盤科学、生命科学、環境学という3つの個別学問分野から派生する未開拓の領域を研究・教育の対象としています。学際性をさらに推し進めた「学融合」を基本理念に、多様なバックグラウンドを持つ教員を、本学のほか内外の研究・教育機関から結集し、領域横断的な研究課題をカバーするように構成された専攻に配置。これまでに約7,000 名の修了者を世に送り出し、現在1,300 名余の学生が在籍しています。

東京大学大学院 新領域創成科学研究科(以下 新領域創成科学研究科)では、機密情報ファイルを安全に共有するためにGigaCC ASP(以下、GigaCC)を導入。スムーズなファイル共有環境と大幅なペーパーレス化を実現した。GigaCC導入の経緯と成果について東京大学大学院 新領域創成科学研究科 藤枝 俊輔氏(写真)に詳しく聞きました。

「機密資料の安全な保管・共有」と外部へファイル転送にGigaCCを利用

新領域創成科学研究科におけるGigaCCの利用状況について教えてください。

新領域創成科学研究科では、20114月よりGigaCC ASP Premiumプランを利用しています。原則、利用対象者は常駐の教職員として、現在の利用アカウント数は400となっています。

GigaCCをどのような用途に利用しているのでしょうか。

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主に、「機密資料の安全な保管・共有」と「外部へファイル転送」という、2つの用途でGigaCCを利用しています。

【用途1】機密資料の安全な保管・共有
当研究科は、教職員から構成される各種委員会によって運営されています。その委員会や会議で使用される機密資料をGigaCC上で共有・保管し、会議などで資料を配付する際にも利用しています。

資料の配付に関しては、これまで100ページ弱におよぶ紙資料を、約150名分用意する手間とコスト、時間がかかっていましたが、GigaCCに保管されている資料データを各自が自分のPCに資料をダウンロードして、ペーパーレスで会議を進められるようになりました。

【用途2】機密資料の保管と共有
外部とファイルをやり取りする際にGigaCCを利用しています。GigaCCを使用することは強制ではないのですが、メールで送信できない大容量データを送信する際や、容量に関係なく機密資料を安全に送信する際に利用しています。

機密情報を安全かつ組織的に共有する方法を模索

GigaCCを導入した経緯を教えてください。

各種委員会で、機密資料を安全に保管・共有したいと考えたことが、GigaCCのようなファイル共有サービスの導入を検討するきっかけとなりました。

当研究科は、東京大学の柏キャンパス(千葉県柏市)に拠点を構えていますが、いわゆる「赤門」のある本郷キャンパス(東京都文京区)と行き来をする教職員も多く、拠点間のやり取りにテレビ会議を頻繁に利用しているほどです。そのため、いつでも、どこからでも、セキュアにドキュメントへとアクセスできる環境が求められていました。

学内のイントラ上にファイルサーバーを設けてファイルを保管・共有する方法もあるかと思いますが、なぜ別途、ファイル共有サービスを導入する必要があったのでしょうか。

ファイルサーバーはアクセスコントロールがとても面倒です。委員会のメンバーは、プロジェクトごとに部署や役職などがバラバラで、頻繁に担当者が変わることも少なくありません。そのため、厳密にアクセスコントロールをしようとすれば、運用が複雑化してしまい、運用担当者への負荷が増大してしまいます。そのため、より便利で、できるだけコストのかからない手段を探しました。

一方、当研究科ではグループウェアを利用しており、グループウェア内でもファイルを共有することは可能です。しかし、グループウェアの場合、広く情報を告知するのには適しているのですが、アクセスを厳密にコントロールして、安全かつ利便性良く共有するのに向いていません。

利用者にとっても、管理者にとっても使いやすく運用負荷がかからないことが要件

ファイル共有サービスを検討・選定したときの要件を教えてください。

セキュリティがしっかりしていること」、「利用者にとって使いやすいこと」、「管理者にとって運用負荷がかからないこと」、「コスト負担が低いこと」が、サービス選定の要件でした。

【選定要件1】セキュリティがしっかりしている
セキュリティというのは、2つの意味があります。1つは、外部からの不正アクセスを防ぎつつ、正規の利用者は学校内外で手間をかけず必要な情報へとアクセスするためのセキュリティ。もう1つは、許可された情報にだけアクセスできるというアクセスコントロールによるセキュリティです。

【選定要件2】利用者にとって使いやすい
利用者はPCに関するスキルもバラバラですし、Mac系、Windows系、UNIX系など利用するデバイスの種類もバラバラです。そのため、だれにでも使いやすく、デバイスの種類を問わないということも必須要件でした。

【選定要件3】管理者にとって運用負荷がかからない
運用管理者は少数精鋭、かついくつかの業務を兼務しながらシステムの運用を担っています。そのため、導入・構築および運用管理の負担が少ないこと、特にアクセスコントロールの設定・変更が容易なことはとても重要な要件となります。検討時から決めていたわけではありませんが、ASPやクラウドのようにサービスとして利用できるものが理想的だと考えていました。

■アカウントアクセス権の自動変更

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所属、役職、グループなどのプロパティ情報でディレクトリへのアクセス権を
自動的に付与することができます。

【選定要件4】コスト負担が低い
大がかりなシステムインフラを設計・構築・導入して、ハードウェアやソフトウェアの保守運用を学内で行うとなると、手間もコストもかかります。「運用負荷」と同様、ASPやクラウドのようにサービスとして利用できるものを採用することで、初期導入コストおよび保守運用コストを抑えることができれば理想的だと考えていました。

機能面だけでなく、日本ワムネットの対応も高く評価

GigaCCの採用を決めた理由を教えてください。

GigaCCを含め数社のサービスを検討しました。機能面や使い勝手に関して、次のポイントがGigaCCを採用した理由となります。

  • 商用サービスとして機能が充実している。
  • サービスとして利用できるので、インフラの初期構築や保守運用不要。迅速に導入できる。
  • 使い勝手に優れ、特別な操作をしなくても安全にファイルを共有できる。
  • インターネットとWebブラウザが利用できれば、デバイスや場所を問わない。
  • WebDAVに対応しているので、SSLによるセキュアな環境下でリモートディスクのように操作できる。
  • 表計算データを用いて、アカウント情報の一括登録・管理ができる。
  • 管理者側で一元的にシステムをコントロールできる。
  • ファイル転送機能が充実している。
  • 権限を委譲した代理機能が利用できる。
  • これらの機能面での要素に加え、次のような日本ワムネットの対応も高く評価し、採用を決めました。

  • 日本ワムネットの担当者が柏キャンパスまで出向いてくれて、とても丁寧に説明をしてくれたので、信頼関係を早期に構築できた。
  • 当研究科の要望に対して相談に乗ってもらえた。
  • ペーパーレス化が促進され、約39万枚の紙媒体を削減

    GigaCCを導入した効果について教えてください。

    これまで、大量の写真データや動画などのデータのやり取りには手間と時間がかかっていましたが、GigaCCを利用するようになって、安全かつ簡単に資料ファイルを共有できるようになりました。加えて、そのような環境を、最小限のコストと手間で実現できたことも、大きな導入効果だと捉えています。

    運用に関しても、一時的なメンバー交代やオブザーバーなどは、管理者がアクセスコントロールを設定するのではなく、メンバー自身がファイル送信で一時的に対応できるようになりました。送信したファイルは使用後に削除してもらっていますが、送信時に暗号化されていることが機密情報の取り扱いに関する意識付けにつながっています。

    またセキュリティに関して、最新の資料ファイルがオンライン上に保管されているので、ローカルディスクにファイルを保管する必要がなくなり、PCの盗難や紛失などによる情報漏えいのリスクも排除することができました。

    さらに、ペーパーレス化が促進されたことで、初年度の試算では約39万枚の紙媒体を削減でき、省資源化、省コスト化を推進することができました。同時に、紙媒体による情報漏えいリスクも排除できました。このような省資源、省コスト、高セキュリティの取り組みは学内でも高く評価され、「2011年度 東京大学業務改革理事賞」を受賞しました。

    今後の拡張予定と、GigaCCおよび日本ワムネットへの評価・期待

    ここ数年で様々なオンラインストレージサービスが提供されるようになりましたが、他のサービスへのリプレースなどを検討したことはありますか。

    現状に満足しており、よほどのことがない限り、別のサービスへと変更をする予定はありません。また、オンラインストレージサービスと言っても、新しく提供されるサービスは個人で利用するようなサービスが多く、組織的にアクセスコントロールなどを管理できるサービスで、GigaCCのリプレースに値するようなものは見当たりません。

    今後の利用予定などがあれば教えてください。

    入試問題なども共有できればさらに業務を効率化して、作業負荷を削減できると考えていますが、より厳格なセキュリティが求められるので、これまではGigaCCでの共有はしてきませんでした。

    一方、これまでGigaCCを使ってきた実績を考えれば、今後は、そのようなデータも共有できる可能性はあると思っています。

    GigaCCおよび日本ワムネットへの評価と期待をお聞かせください。

    GigaCCは日本ワムネットの主力製品であり、多種多様なサービスを展開するベンダーと比べて品質や信頼性の高いサービスを提供してくれるはずだと期待しています。

    また、様々な企業から機能や品質の向上を求められていると思いますので、その分、優れたサービスを提供してくれるはずだという期待もしています。

    今後も、よりセキュアで、利便性と信頼性の高いサービスを提供し続けてください。

    ※ 取材日時 2015年12月

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